In English | På svenska | Tekstin koko A- A+

Kirjaamopalvelut Kirjaamopalvelut

Oulun kaupungissa tulee vireille yli 5 000 käsiteltävää asiaa vuodessa. Kirjaamisella todistetaan, että asiakirjat ovat saapuneet ja varmistetaan yksilöiden ja yhteisöjen oikeusturva (Asetus viranomaisen toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta 1030/1999). Saapuvien ja lähtevien asiakirjojen seurantaa varten Oulun kaupungilla on käytössä KuntaToimisto-asiahallintajärjestelmä.

Oulun kaupungin kirjaamotoiminta on keskitetty Oulun Konttoriin. Hallintokunnat voivat ohjata saapuvan postinsa (mm. rekrytointien yhteyksissä) kirjaamoon ilmoittamalla hakemusten ja muiden asiakirjojen palautusosoitteeksi Oulun kaupungin kirjaamon osoitteen.

Kirjaamon tehtäviin kuuluvat:

  • Saapuvan postin kirjaaminen.
  • Asiakirjojen skannaus KuntaToimistoon sähköiseen muotoon.
  • Virastoilta ja laitoksilta pyydettävien lausuntopyyntöjen seuranta ja niiden yhteenvedot.
  • Yhteenvedot vuosittaisista kuntalais- ja valtuustoaloitteista.
  • Tarjousmenettelyyn liittyvien asiakirjojen vastaanottaminen ja merkitseminen.
  • Virka- ja toimihakemusten vastaanottaminen ja merkitseminen.
  • Raportoinnit asioiden kirjauksista hallintokuntiin.
  • Käsittelykansioiden arkistointi