Asiakastarinoita

< Takaisin

Kesätyösetelinuoria työllistävät yritykset voivat hakea tuen palkkakustannuksiin nyt verkossa

Kuvassa Outi Södermann-Juvani

Outi Södermann-Juvani BusinessOulusta kertoo, että viime kesänä paperisia hakemuksia oli vielä sähköisiä enemmän.

Tänä vuonna on saatu käyttöön sähköinen asiointi yrityksille ja yhdistyksille, jotka työllistävät kesätyösetelinuoria. Yrittäjät voivat hakea eAsioinnin kautta tukea nuoren palkkakustannukseen sähköisen lomakkeen avulla sen sijaan, että lähettävät postitse paperisia lomakkeita ja palkkatositteita.
 
”Tämä on iso muutos, sillä tähän asti on arkistoitu vuosittain 30–40 mapillista hakemuspapereita, joiden säilytysaika on kymmenen vuotta”, palveluohjaaja Outi Söderman-Juvani BusinessOulun työllisyyspalveluista kuvailee aiempaa tilannetta.

Sähköinen järjestelmä säästää työntekijöiden aikaa

Muutos sähköiseen palveluun on ollut tavoitteena jo pidemmän aikaa. ICT-pääsuunnittelija Jussi Keskinarkaus Oulun Digiltä hyppäsi projektiin mukaan vuonna 2019.
 
”Palvelu on tehty nykyaikaiselle pilvipalvelualustalle. Käytännössä asiakas täyttää verkkosivuilla lomakkeen. Hakemus käsitellään Microsoft Dynamics 365 -alustan päälle rakennetussa palvelussa kaupungin työntekijän toimesta. Kun lomake on hyväksytty, käynnistyy täysin automatisoitu maksatusputki. Tämä on tehty aiemmin käsin maksumääräysten avulla, joten tässä säästetään paljon työaikaa”, Keskinarkaus kuvailee.
 
”Asiakkaalle näkymättömässä maksatusautomaatiossa eAsiointi tuottaa maksatusaineiston, joka siirretään Monetra Oulu Oy:n hallinnassa olevan Intimen maksatusputkeen robottien avulla. Tähän liittyy myös automatisoitu asiakastietojen hallinta (ns. toimittajarekisteri) eAsioinnin ja Intimen välillä sekä täsmäytysprosessi.”

Rinnakkain sähköinen ja paperinen hakemus

eAsioinnin ensimmäisenä käyttövuonna kesätyöseteleitä käytettiin koronasta johtuen noin tuhat vähemmän kuin aiempina kesinä. Tavallisina vuosina määrä on noin 4000. Lukumäärältään tämä on suurimpia tukia, mitä kaupunki maksaa.
 
”Pyrimme ennen kesää tiedottamaan mahdollisimman monessa kanavassa siirtymisestä sähköiseen järjestelmään. Vielä tänä kesänä oli paperisia hakemuksia enemmän kuin sähköisiä, mutta toiveissa olisi päästä tulevaisuudessa kokonaan eroon paperisista hakemuksista. Tuki maksetaan nopeammin tilille sähköisenä tulleesta hakemuksesta. Uskon tämän olevan asiakkaillemme hyvä porkkana eAsioinnin käyttöön”, Söderman-Juvani kertoo.

Käyttötukea annettu asiakkaille puhelimitse

BusinessOulun työllisyyspalveluiden henkilökunta on itse opetellut huolellisesti käyttämään eAsiointia. Alun perin suunnitellut koulutustilaisuudet yrityksille peruuntuivat koronan vuoksi, mutta puhelinneuvontaa on annettu aina pyydettäessä.
 
”Onneksi yritykset soittavat aika herkästi, jos eivät jostain syystä pääse etenemään asioinnissa”, Söderman-Juvani hymyilee. ”Meillä on kuitenkin paljon iäkkäitä yrittäjiä, joille tietotekniikan käyttö ei ole tuttua, ja ohjeistuksen pitää olla selkeää.”
 
Aiemmin paperisena tehdyt hakemukset ovat vieneet paljon työaikaa niitä käsin käsitteleviltä työntekijöiltä. Nyt robotti suorittaa aiemmin käsin tehtyjä asioita. Yrityksille helpotus tulee, kun he tekevät kerran oman yrityksensä profiilin järjestelmään, jonka jälkeen sinne voidaan syöttää työntekijöiden tiedot maksatusta varten. Hakijalle lähtee sähköpostitse tietoa hakemuksen käsittelyn vaiheista. Lisäksi hän voi seurata hakemuksen tilaa eAsiointi-palvelussa.

Järjestelmää kehitetään jatkuvasti

Ensimmäinen käyttövuosi on osoittanut joitain kehittämiskohteita kesätyösetelituen hakemisessa. ”Ensi kesänä meillä on jo käytössä parempi versio. Yritämme kehittää muun muassa sitä, miten yrittäjät löytävät paremmin heille lähetetyn hakemuksen täydennyspyynnön”, Keskinarkaus kertoo.
 
Kehuja sähköistyksen käyttöönotosta annetaan puolin ja toisin:
 
”BusinessOulun porukka on ollut hyvin tässä muutoksessa mukana ja ymmärtänyt sähköistyksen tarpeen. Tietysti myös asiakaskunnalta tullut paine sähköistyksestä on ollut tässä keskeistä”, Keskinarkaus kiittelee.
 
”Jussi on kyllä vienyt tämän hankkeen jämäkästi läpi. Hänen tekninen tietämyksensä on ollut avainasemassa. Lisäksi Marita Ylitarvas Monetrasta oli korvaamaton apu käyttöönottotesteissä”, Söderman-Juvani kertoo.

 

Jakolinkki

Oulussa kehitetty robotti säästää tuhansia työtunteja koronarokotuksissa

Joukkorokotukset työllistävät terveydenhuollon henkilökuntaa vuosittain. Joka vuosi kuntalaisia rokotetaan influenssaa varten, mutta tänä vuonna annettavien koronarokotusten määrä on ihan omaa luokkaansa: Oulussa annetaan tänä vuonna noin 300 000 koronarokotetta.

Naiset kirjaamassa koronarokutuksia tietokoneille.

 

Koko tarina luettavissa MunOulu-verkkomediassa.