Tapahtuman järjestäminen kirjastossa
Oulun kaupunginkirjasto tarjoaa tiloja maksuttomiin ja kaikille avoimiin tapahtumiin. Oulun kaupunginkirjastolla on 24 kirjastoa ja kaksi kirjastoautoa, joissa on erilaisia tiloja tapahtumille ja kokouksille. Kirjasto voi tarvittaessa olla mukana yhteistyökumppanina tapahtuman järjestämisessä (mm. suunnittelussa ja markkinoinnissa). Osa kirjaston tiloista on maksullisia, esimerkiksi jos tilaisuus on yksityistilaisuus tai kirjasto ei toimi yhteistyökumppanina. Voit tiedustella näitä tiloja suoraan kirjastosta.
Toivotamme tervetulleeksi myös kansalaisvaikuttamista, osallisuutta ja yhdenvertaisuutta tukevat tapahtumat. Kirjaston avoimia tiloja ei ole kuitenkaan tarkoitettu poliittisten tai uskonnollisten järjestöjen järjestämiin tilaisuuksiin.
Kirjastojen tapahtumatilat
Kirjastoista voi varata esim. erilaisia kokous-, tapahtuma- ja näyttelytiloja. Löydät tilojen kuvaukset ja lisätietoja Varaamo-palvelusta. Tilojen varaus tehdään Varaamossa kirjautumalla omalla kirjastokortin numerolla ja PIN-koodilla. Voit tehdä varauksen myös kirjastossa. Jos tarvitset apua tilan valintaan tai kirjastoa yhteistyökumppaniksi, ota suoraan yhteyttä kirjastoon vähintään kuukausi ennen tapahtuman suunniteltua ajankohtaa. Kirjastojen yhteystiedot löydät OUTI-kirjastojen verkkosivuilta.
Osa tiloista on varattavissa myös kirjaston omatoimiaikana.
Ohjeita tapahtuman järjestämiseen ja markkinointiin
Yleiset ohjeet ja tapahtuman järjestäjän muistilista
Päätä tapahtuman ajankohta, tavoite ja teema.
Tapahtumien tulee olla kaikille avoimia ja maksuttomia.
Varaa tila Varaamosta tai ota yhteyttä kirjastoon sopiaksesi järjestelyistä.
Tämä tulee tehdä viimeistään kuukautta ennen tapahtumaa.
Valmistele tapahtuma kirjaston yhteyshenkilön kanssa.
Muista markkinoida tapahtumaa.
Myös kirjaston kanavat ovat käytössäsi.
Järjestä onnistunut tapahtuma sovitulla tavalla.
Kerää palautetta tapahtumasta ja suunnittele uusia yhteistyömahdollisuuksia kirjaston kanssa.
Tapahtumasta tiedottaminen, markkinointi ja sähköiset tiedotteet
Kirjasto auttaa yhteistyössä tuotettujen, kaikille avoimien ja maksuttomien tapahtumien markkinoinnissa ja tiedottamisessa.
Sähköisten tiedotteiden toimittaminen kirjastolle
- Näytön kuvasuhde 16:9, vaaka (esim. 1920x1080px).
- Näytöt tukevat yleisimpiä kuva- ja videotiedostomuotoja.
- Videotiedoston pituus tulee olla mielellään alle 20 sekuntia ja koko alle 500MB.
Lähetä tiedostosi tai linkki tiedostoon osoitteeseen tiedotus.kirjasto@ouka.fi, otsikoi viestisi selkeästi.
Esillä olevat tiedotteet valitaan mm. ajankohdan, aiheen ja sijainnin mukaan. Kulttuuriaiheiset tiedotteet ovat etusijalla.
Tekijänoikeudet ja luvat
Tekijänoikeudet
Tapahtumissa tulee huomioida tekijänoikeudet. Lisätietoja AV-materiaalien käyttöoikeuksista löydät Kopioston verkkosivuilta, luvasta kirjallisuuden käyttöön Sanaston verkkosivuilta, luvasta musiikin käyttöön Teoston verkkosivuilta ja valokuvien ja kuvataiteen teosten käyttöoikeuksista Kuvaston verkkosivuilta.
Myynti, keräykset ja arpajaiset
Kirjailijoiden teosten kirjamyynti on sallittua tilaisuuden yhteydessä. Kirjasto ei osallistu myyntiin tai sen markkinointiin ja järjestämiseen.
Sellaisten tilaisuuksien järjestämiseksi, joissa tilaisuuden osana on rahankeräystä tai arpajaisiin rinnastettavaa toimintaa, tulee kysyä lupa kirjastopalvelujen johtajalta. Tilaisuuden järjestäjän vastuulla on lisäksi varmistaa, että asianmukaiset rahankeräys- ja arpajaislainsäädäntöön kuuluvat luvat ovat kunnossa.
Haluatko tulla kirjastoon esittelemään omaa kirjaasi?
Keskiviikon kirjailija
Kirjastojen tilat ovat maksutta varattavissa kirjallisuuden esittelyyn keskiviikkoisin aukioloaikojen ja varaustilanteen mukaan, muut päivät ovat neuvoteltavissa.
Jos haluat esitellä kirjaasi Keskiviikon kirjailijana, ota yhteyttä haluamaasi kirjastoon viimeistään kuukautta ennen tilaisuutta. Tilaisuuden järjestelyt ja ajankohta sovitaan kirjaston kanssa.
Tilaisuuden tiedotus
Tilaisuudesta tiedottaminen voidaan hoitaa yhteistyössä kirjaston kanssa. Tällöin kirjastolle tulee lähettää painokelpoinen (tarpeeksi suuriresoluutioinen) kuva kirjailijasta tai esiteltävästä teoksesta. Lisäksi tarvitaan teoksen nimi sekä lyhyt kuvaus kirjailijasta ja teoksesta (tai linkki lisätietoihin).
Kirjasto tiedottaa Keskiviikon kirjailija -tilaisuuksista seuraavasti:
- ilmoitus kirjaston kotisivujen tapahtumiin, Oulun ja Kalevan tapahtumakalentereihin
- Facebook-tapahtuma
- paperijulisteet ja sähköiset julisteet Oulun kaupunginkirjaston toimipisteisiin
Keskiviikon kirjailijan vastuut
Keskiviikon kirjailija huolehtii tilaisuuden avauksesta, juonnosta tai mahdollisen haastattelun järjestämisestä itse.
Keskiviikon kirjailija -tilaisuuksissa noudatetaan kirjaston käyttösääntöjä ja turvallisemman tilan periaatteita.
