Oulun Tilapalvelut tarkistaa tarjoajan rikosrekisteriotteen hankintalain mukaisesti hankinnoissa, jotka ylittävät EU-kynnysarvot. Rikosrekisteriote vaaditaan voittaneen tarjoajan olennaisilta jäseniltä, joita voivat olla esim. itse yritys (yhteisösakko), toimitusjohtaja tai hallituksen puheenjohtaja. Lähtökohtaisesti tarjoaja itse määrittelee, ketkä ovat olennaisia jäseniä.

Rikosrekisteriotteiden lähettäminen hankintamenettelyä varten Suomi.fi palvelun kautta Oulun kaupungin tilapalveluiden hankintayhteyshenkilöille edellyttää, että yrityksellä on käytössään Suomi.fi palvelun viestit (linkki avautuu uuteen välilehteen). Viestien käyttöönotto (linkki avautuu uuteen välilehteen) ja lähettäminen (linkki avautuu uuteen välilehteen) on neuvottu Suomi.fi palvelussa. Rikosrekisteriotteen lähetyksessä tulee huomioida alla ilmoitetut asiat.

• Viestin vastaanottaja Oulun kaupunki
• Vastaanottajan palvelu tai asia Tilapalvelut, hankintojen rikosrekisteriotteet
• Viestin aihe Hankintapäätöksen diaarinumero ja kilpailuttajan nimi
  • Viestin aihe on kerrottu tarkemmin viestissä, jossa yritystä on pyydetty lähettämään rikosrekisteriotteet tarkastettaviksi. On tärkeää, että kyseinen otsikointi on aina lähetettävän viestin aihekentässä.
• Viestisi Viestiksi voi kirjoittaa tarkemmin, mitä hankintapäätöstä liitetiedostona lähetettävä rikosrekisteri koskee. Merkitse myös yrityksen nimi(yhteisösakkorikosrekisteriote) ja kaikkien ihmisten nimet (henkilökohtaiset rikosrekisteriotteet), joiden rikosrekisteriotteet liitetään mukaan. Laita kaikki samaa hankintapäätöstä koskevat rikosrekisteriotteet samaan viestiin.
• Liitetiedostot Liitä liitetiedostoiksi rikosrekisteriotteet.

Lisätietoja rikosrekisteriotteiden lähettämiseen liittyen saat kilpailutuksen suorittaneelta kilpailuttajalta. Yllä olevaan ohjeeseen liittyvät kysymykset tulee lähettää  joko kyseiseen Suomi.fi -osoitteeseen tai sitten hankintayhteyshenkilölle. Hankintayhteyshenkilön sähköpostiosoitteeseen  EI tule lähettää rikosrekisteriotteita.