Asiakirjojen julkisuus ja tietopyynnöt
Asiakirjajulkisuuskuvaus (tiedonhallintalaki § 28)
Tiedonhallintayksikön tehtävänä on ylläpitää kuvausta tietovarannoista sekä asiarekisteristä tiedonhallintalain mukaisesti (906/2019 28 §). Oulun kaupunki on laissa tarkoitettu tiedonhallintayksikkö.
Tämän kuvauksen avulla kerrotaan Oulun kaupungin asiakkaille, miten Oulussa hallitaan tietoaineistoja, joita syntyy viranomaisen asiankäsittelyssä ja palvelujen tuottamisessa. Kuvauksen tavoitteena on auttaa asiakkaita tietopyynnön sisällön yksilöinnissä ja tietopyynnön kohdistamisessa oikealle taholle. Asiakirjajulkisuuskuvauksen avulla kerrotaan myös, missä laajuudessa kaupunki käsittelee tietoja tuottaessaan palveluja tai käsitellessään asioita. Mahdollisuus saada tieto siitä, mitä tietovarantoja kaupungilla on, palvelee hallinnon avoimuutta.
Asiakirjajulkisuuskuvaus on täydentyvä asiakirja.
Ohjeita tietopyynnön tekemiseen
Oulun kaupungin asiakirjoja koskevat tietopyynnöt lähetetään:
sähköposti: kirjaamo(at)ouka.fi
kirjeenä: PL 71, 90015 Oulun Kaupunki
käyntiosoite: Kansankatu 55A, 90120 Oulu
P: 08 558 40636
Ohjeita
Jokaisella on oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta julkisuuslain mukaisesti (621/1999).
Julkiseen aineistoon kohdistuvaa asiakirjapyyntöä ei tarvitse perustella eikä tiedon pyytäjän tarvitse kertoa, mihin tietoa käytetään. Julkista aineistoa koskeva asiakirjapyyntö voi olla vapaamuotoinen ja se voidaan tehdä suullisesti, sähköpostitse tai kirjeitse.
Asiakirjapyyntö tulee yksilöidä mahdollisimman tarkasti, jotta asiakirjan löytyminen helpottuu. Oulun kaupungin viranomainen voi pyytää asiakirjapyynnön tekijää rajaamaan ja tarkentamaan pyyntöään. Tarkempaa tietoa tietovarannoissa käsiteltävistä asiakirjoista löytyy tietovarantokohtaisesti alempaa.
Julkisuuslakiin perustuvan asiakirjapyynnön voi aina toimittaa Oulun kaupungin keskitettyyn kirjaamoon. Jos pyyntö kohdistuu historialliseen aineistoon, arkistoituun aineistoon tai rakennuspiirustuksiin, voi ottaa suoraan yhteyttä Oulun kaupunginarkistoon. Rakennuspiirustusten osalta voi olla yhteydessä myös Oulun kaupungin rakennusvalvontaan.
Oulun kaupungin avoimista rajapinnoista ja avoimesta datasta löytyy lisätietoja Oulun kaupungin avoimen datan portaalista.
Pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta tai asiakirjoista, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, asiakirjan pyytäjän tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus ja pystyä todentamaan henkilöllisyytensä. Asiakirjan pyytäjältä voidaan kysyä lisätietoja, jos niitä tarvitaan tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi.
Tietopyyntöön vastataan viipymättä, kuitenkin viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Jos asiakirjapyynnön käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän, tieto asiakirjasta annetaan tai asia ratkaistaan viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön tekemisestä.
Pyydettyjen tietojen luonteesta, laajuudesta ja muodosta riippuen pyydetyt tiedot luovutetaan joko sähköisinä, paperisina tai paikan päällä nähtäviksi.
Tietopyyntöihin vastaamisen vastuista on määrätty Oulun kaupungin hallintosäännössä seuraavasti:
” Viranomaisen asiakirjan antaa se viranhaltija, jonka tehtäviin asiakirjapyynnön kohteena olevan asian hoitaminen kuuluu. Mikäli asiakirjapyynnön ratkaiseminen edellyttää muutoksenhakukelpoisen päätöksen antamista, antaa päätöksen hallintokunnan johtaja.”
Sinulla on oikeus tarkastaa omat tietosi kaupungin eri rekistereistä. Tietosuoja-asetuksen perusteella tehtävistä tietopyynnöistä, kuten omien tietojen tarkastuspyynnöistä on ohjeistettu Oulun kaupungin tietosuojasivustolla.
