Henkilötietojen käsittely ja rekisteröidyn oikeudet
Oulun kaupungissa tiedonkäsittely on avointa ja läpinäkyvää. Henkilöllä on oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä, tarkastaa itseään tai edunvalvottavaansa koskevat tiedot sekä vaatia virheellisen tai puutteellisen tiedon oikaisua sekä tarpeettoman tai vanhentuneen tiedon poistoa.
Yleinen EU:n tietosuoja-asetus takaa henkilölle, jonka tietoja käsitellään, erilaisia oikeuksia. Oikeuksia sovelletaan eri tavalla riippuen henkilötietojen käsittelyperusteesta. Henkilöllä on mm. oikeus tietää, käsitelläänkö hänen henkilötietojaan ja mitä henkilötietoja käsitellään sekä pyytää itseään koskevat tiedot. Henkilöllä on myös oikeus vaatia virheelliset henkilötiedot oikaistavaksi.
Jos haluat tarkastella omien henkilötietojesi käsittelyä, voit tehdä tarkastuspyynnön Oulun kaupungille. Tee tarkastuspyyntö Rekisteritietojen pyyntö -lomakkeella.
Hyvinvointipalveluilla ja sivistys- ja kulttuuripalveluilla on omat toimialakohtaiset lomakkeensa.
Tarkastuspyynnöt lähetetään Oulun kaupungin kirjaamoon
Oulun kaupungin kirjaamo
PL 71, Kansankatu 55 A
90015 Oulun kaupunki
Henkilöllä on oikeus tietää, käsitelläänkö hänen henkilötietojaan, ja mitä henkilötietoja hänestä on tallennettu. Oulun kaupungin sähköisissä palveluissa voit tarkastella omia tietojasi, esimerkiksi Oulun Omahoito -palvelussa.
Mikäli haluat tarkastella omia tietojasi, joita ei löydy sähköisistä palveluista, voit tehdä tarkastuspyynnön Oulun kaupungille. Tarkastuspyynnöt tulee lähettää Oulun kaupungin kirjaamoon:
Oulun kaupungin kirjaamo
PL 71, Kansankatu 55 A
90015 Oulun kaupunki
Tietojen tarkastuspyynnön voi esittää mm. oheisella lomakkeella, käymällä palvelupisteessä, sähköisesti allekirjoitetulla asiakirjalla tai vapaamuotoisesti laaditulla kirjallisella pyynnöllä.
Tietojen tarkastuspyynnöistä tulee käydä selville; henkilön tiedot, jonka tietoja pyydetään (henkilötunnus, nimi, osoite) ja miltä ajalta tiedot halutaan tarkastaa. Tarkastuspyyntöjen yhteydessä tarkastetaan aina pyytäjän henkilöllisyys.
Oulun kaupunki toimittaa rekisteröidyn pyynnöstä tiedot mahdollisimman pian ilman aiheetonta viivytystä. Määräaika tietojen toimittamiseksi tai henkilötietojen tarkastuspyyntöön liittyvien lisätietojen antamiseksi on kuukausi tarkastuspyynnön vastaanottamisesta. Mikäli tarkastuspyyntö on poikkeuksellisen monimutkainen ja laaja, määräaikaa voidaan jatkaa kahdella kuukaudella.
Rekisteröidyn tiedot toimitetaan lähtökohtaisesti maksutta. Jos jäljennöksiä pyydetään useampia, kaupunki voi kuitenkin periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun. Mikäli tietopyyntö on ilmeisen perusteeton ja kohtuuton, erityisesti jos tietopyyntöjä esitetään toistuvasti, kaupunki voi periä tietojen toimittamisesta aiheutuneet hallinnolliset kustannukset tai kieltäytyä kokonaan toimittamasta tietoja. Tällaisessa tapauksessa kaupunki osoittaa pyynnön ilmeisen perusteettomuuden tai kohtuuttomuuden.
Mikäli kaupunki ei toimita tietoja, tiedotetaan asiasta kirjallisesti. Samassa yhteydessä kerrotaan oikeudesta oikeussuojakeinoihin, esimerkiksi mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
Henkilöllä on oikeus vaatia, että häntä koskevat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset henkilötiedot oikaistaan tai täydennetään ilman aiheetonta viivytystä. Lisäksi henkilöllä on oikeus vaatia, että tarpeettomat henkilötiedot poistetaan. Tarpeettomuutta ja virheellisyyttä arvioidaan tietojen tallennushetken mukaan.
Ellei kaupunki hyväksy oikaisupyyntöä, annetaan asiasta päätös, jossa mainitaan ne syyt, joihin perustuen vaatimusta ei ole hyväksytty. Samoin tiedotamme oikeudesta oikeussuojakeinoihin, esimerkiksi mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
Henkilöllä on vain tietyissä poikkeustapauksissa oikeus saada henkilötietonsa kokonaan poistettua kaupungin rekistereistä (oikeus tulla unohdetuksi). Tällaista oikeutta ei kuitenkaan ole niissä tapauksissa, kun henkilötietojen käsittely on tarpeellista lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai kaupungille kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Tietojen säilyttämisessä ja poistamisessa noudatetaan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmia ja lainsäädännön velvoittamia tietojen säilytysaikoja.
Henkilöllä voi tietyissä tilanteissa olla oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista siksi aikaa, kunnes hänen tietonsa on asianmukaisesti tarkistettu ja korjattu tai täydennetty.
Oikeus ei koske sellaista henkilötiedon käsittelyä, joka on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi. Näin ollen pääsääntöisesti oikeutta ei sovelleta Oulun kaupungin henkilörekistereihin liittyen.
Henkilöllä on oikeus henkilökohtaiseen, erityiseen tilanteeseensa perustuen milloin tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä silloinkin, kun käsittely perustuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai kaupungille kuuluvan julkisen vallan käyttämistä. Tässä tapauksessa tietoja voidaan käsitellä edelleen vain, jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka voidaan osoittaa.
Henkilöllä on oikeus tehdä valitus erityisesti vakinaisen asuin- tai työpaikkansa sijainnin mukaiselle valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta. Tämän lisäksi henkilöllä on oikeus käyttää muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä oikeussuojakeinoja.
Henkilöllä on oikeus myös nostaa kanne rekisterinpitäjää tai henkilötietojen käsittelijä-organisaatiota vastaan, jos hän katsoo oikeuksiaan loukatun sen takia, ettei hänen henkilötietojensa käsittelyssä ole noudatettu tietosuoja-asetusta.
Automaattisella päätöksellä tarkoitetaan päätöstä, joka perustuu pelkästään tietojen automaattiseen käsittelyyn. Oulun kaupungissa ei tehdä automaattista päätöksentekoa. Päätöksenteon työkaluna voidaan käyttää henkilön profilointia, esimerkiksi lapsen kotiosoitetta koulupaikan määräytymisessä.
Lyhytosoite tälle sivulle on: www.ouka.fi/tietosuoja
