Kirjaston tilojen ja laitteiden varaaminen

Yksittäiset tila- tai laitevaraukset tehdään varausjärjestelmän kautta ennen varauksen alkua. Varoajat vaihtelevat varattavan tilan tai laitteen mukaan. Esimerkiksi asiakastietokoneen voi varata juuri ennen käytön alkamista mutta näyttelytilan varaus on tehtävä 14 vrk ennen näyttelyajankohdan alkua.

Maksuttomia tiloja ja laitteita voi varata kirjautumalla Timmi-varausjärjestelmään kirjastokortin numerolla ja PIN-koodilla. Kirjastokortilla kirjautuneille ei lähetetä erillistä varausvahvistusta tai tietoa varauksen peruuntumisesta sähköpostitse. Varaus on voimassa, kun se on tallentunut järjestelmään. 

Maksullisia tiloja voi varata vain rekisteröitymällä erikseen Timmi-varausjärjestelmään. Huomioithan, että varaushakemus ei vielä tarkoita varattua tilaa. Myönnetystä varauksesta lähetetään Timmiin rekisteröityneille asiakkaille erillinen vahvistus sähköpostitse.

Tiloilla ja laitteilla on erilaisia varausrajoituksia. Esimerkiksi asiakastietokoneen voi varata enintään 2 tunniksi kerrallaan, 2 varauksen verran vuorokaudessa ja 8 tunnin verran viikossa. Varausrajoitukset näkyvät kunkin varattavan tilan tai laitteen tiedoissa ja varauskalenterissa Timmi-varausjärjestelmässä. Rajoituksissa huomioidaan tyypillisen käyttötarpeen kesto, tilaan tai laitteeseen kohdistuva kysyntä ja laitteiden vaatimat käyttötauot.

Kirjastojen näyttelytilat ovat maksuttomia ja niissä järjestettävät näyttelyt ei-kaupallisia. 

Toistuva tilavaraus soveltuu pienimuotoisen, säännölliseen, kaikille avoimen ja maksuttoman toiminnan järjestämiseen kirjaston tiloissa. Tapahtumia voi järjestää myös kirjastojen omatoimiaikoina. 

Nämä käyttöehdot koskevat kaikkia Oulun kaupunginkirjaston myöntämiä tila- ja laitevarauksia sekä toistuvia tilavarauksia.

• Suurta osaa kirjastojen tiloista ja laitteista voi varata kirjautumalla Timmiin kirjastokortilla ja PIN-koodilla. Tällöin varauksista tai niiden perumisesta ei lähetetä varaajalle varausvahvistusta.
• Timmiin rekisteröityneiden asiakkaiden varauksista lähetetään varausvahvistus. Myönnetty varaus katsotaan vastaanotetuksi, ellei sitä erikseen peruta näiden käyttöehtojen mukaisesti.
• Hakiessaan ja vastaanottaessaan varausvuoron asiakas sitoutuu noudattamaan näitä käyttöehtoja sekä kirjaston käyttösääntöjä. Näiden laiminlyönti voi johtaa varauksen menettämiseen.

Tilavuokrat

Jos tila tai laite on maksullinen, varauksista peritään hinnaston mukainen tilavuokra. Jos maksua ei suoriteta määräaikaan mennessä, on maksun perinnän lisäksi kirjastolla oikeus perua tulevat varaukset. Kirjastolla on mahdollisuus olla myöntämättä uusia tilavarauksia, jos asiakkaalla on aiemmista varauksista aiheutuneita hoitamattomia maksuvelvoitteita.

Tilavuokra peritään myös käyttämättömistä varauksista (ks. varausten peruminen). 

Kirjaston tilavuokrien laskut toimitetaan yhdistyksille ja yrityksille YTJ:stä löytyvään osoitteeseen, joten varmistakaa että tietonne ovat rekisterissä oikein: www.ytj.fi.

Tilojen ja välineiden käyttö

Tilan käyttäjien vastuulla on sopeuttaa toimintansa kyseiseen tilaan, eli harrastaa vain siellä vain sovittua ja tilaan sopivaa toimintaa. Käyttäjä voi hyödyntää kyseisen tilan välineistöä, kuten valkokankaita, tai muuta kokoustekniikkaa. Välineitä on käytettävä asianmukaisesti, ja ne on palautettava takaisin oikeille paikoilleen. Välineiden tai kalusteiden rikkoontuessa on asiasta ilmoitettava välittömästi kirjaston henkilökunnalle. Käyttäjä korvaa aiheuttamansa vahingot.

Tarvittavat valmistelut ja purkutoimet tulee tehdä varaukselle myönnetyn ajan puitteissa, ja tilan on oltava tyhjä seuraavan varauksen alkaessa. 

Kirjaston tiloissa noudatetaan kirjaston käyttösääntöjä sekä henkilökunnan ohjeita. Käyttäjä huolehtii, että ovet pysyvät omatoimilaitteiden valvonnassa niissä kirjastoissa, joissa ei ole tapahtumahetkellä henkilökuntaa. Tilat on jätettävä siistiin ja asianmukaiseen kuntoon. Käyttäjä aiheuttaessa lisäsiivouksen tarvetta, laskutetaan lisäsiivous käyttäjältä. Käyttäjän on ilmoitettava kirjaston henkilökunnalle, jos havaitsee tiloissa jotain tavallisesta poikkeavaa.

Yksittäiset varaukset tulee tarvittaessa perua ennen varauksen alkua. Perumiselle on erilaisia aikarajoja varatun tilan tai laitteen mukaan. Esimerkiksi asiakastietokoneen varauksen voi perua juuri ennen varausajan alkua, näyttely- ja tapahtumatiloissa varoaika on muutamia päiviä. Voit perua varauksen Timmi-varausjärjestelmässä tai sähköpostitse perumisajan sisällä.

Kirjaston henkilökunnalla on oikeus perua varaus aukiolomuutoksen, laiterikon tai muun yllättävän tapahtuman takia. Varauksensa menettäneillä ei ole oikeutta korvaukseen menetetystä varauksista.

Varauksen perumisesta ilmoitetaan Timmiin rekisteröityneille asiakkaalle sähköpostitse niin aikaisin kuin mahdollista. Kirjastokortilla ja PIN-koodilla varauksen tehneille ei pystytä ilmoittamaan henkilökohtaisesti varauksen peruuntumisesta.