Tilojen varaaminen

Kaupungintaloa käytetään ensisijaisesti kaupungin toimisto- ja kokouskäytössä, vieraanvaraisuustilaisuuksiin sekä tässä käyttösäännössä mainituin ehdoin muuhun toimintaan.  

Kaupungin toimielinten kokoukset, vieraanvaraisuustilaisuudet ja niiden järjestelyt ovat kaupungintalossa ensisijaisinta toimintaa. Lisäksi virka-aikana kaupungintalo on n. 180 hlön työpaikka ja työrauha on aina turvattava. 

Osaa kaupungintalon tiloista on mahdollista varata myös kaupunkiorganisaation ulkopuoliseen käyttöön. Ulkopuolisten järjestäjien tilaisuuksien tulee olla arvokkaita ja kaupungintaloon sopivia. Oulun kaupungintalo on kaupungin keskeisin hallintorakennus ja poliittisen päätöksenteon keskus, joten siellä pidettävien tilaisuuksien tulee edustaa kaupunkia parhaalla mahdollisella tavalla.  

Kaupungintalon tiloja ei varata tai luovuteta kaupallisiin tuotantoihin, kuten mainoskuvauksiin, elokuva- tai televisiotuotantoihin, eikä muihin kaupallisiin sisältöihin tähtääviin projekteihin.

Kaupungintalon tilat eivät sovellu messujen ja muiden monipäiväisten suurten yleisötapahtumien järjestämiseen.

Tiloja ei luovuteta yksityishenkilöiden tai yksityisten projektien tai hankkeiden, perheiden, sukuseurojen, uskonnollisten organisaatioiden tilaisuuksiin seminaareihin tai vastaaviin tapahtumiin. Pois lukien kaupungin edunvalvonnan näkökulmasta oleelliset parlamentaariset kokoukset ja ryhmät.  

Kaupunginvaltuustossa edustettuna olevien puolueiden valtuustoryhmillä, kunnallisjärjestöillä ja piirijärjestöillä on Aleksinkulman remontin keston ajan poikkeuksellisesti mahdollista pitää sisäisiä kokouksiaan kaupungintalon kokoustiloissa eikä tilojen käytöstä peritä maksua. Tämä tilapäinen muutos koskee vain sisäisiä kokouksia eikä yleisötilaisuuksia.  

Kokousten aikana kaupungintalolla on aina oltava virastomestaripalvelut paikalla, minkä vuoksi kokousten on suotavaa olla arkisin päättyen klo 20.00 mennessä. Jos kokoustarve osuu viikonlopulle, asiasta on syytä sopia hallintojohtajan kanssa viimeistään kuukautta ennen, jotta virastomestaripalvelut pystytään järjestämään. Kokouksiin on mahdollista tilaajan kustannuksella tilata kahvi- tai virvoketarjoilut talon muiden tarjoiluaikataulujen puitteissa, mikä voi tarkoittaa sitä, että viikonloppuisin se ei onnistu, jollei talossa ole muita tapahtumia.

Vierailijaryhmille suunnatut kaupungintalon esittely/historia ym. kierrokset toteutetaan hallintojohtajan erillispäätöksen mukaisesti ulkoisen palvelutarjoajan toimesta.  

Kaupunki arvioi tilojen käyttöpyynnöt tapauskohtaisesti ja varmistaa, että ne tukevat kaupungin strategisia tavoitteita, arvoja ja julkista tehtävää. Yllä mainitusta poiketen hallintojohtaja voi käyttää erillisharkintaa tilaisuuden soveltuvuudesta varattavaan tilaan tilaisuuden koon ja käyttötarkoituksen osalta.

Ulkoiseen varaukseen on käytettävissä valtuustosali, juhlasali ja lämpiö. Juhlasalia ja lämpiötä ei voi varata erikseen. Aulat ja käytävät tulee jättää vapaaksi.

Tilojen varaajan tulee huolehtia siitä, että tapahtumien/tilaisuuksien osallistujat pysyvät varauksen kohteena olevien tilojen rajoissa.

Varattavien tilojen enimmäishenkilömäärät

Valtuustosali 
Luokkamuoto (pöydät ja tuolit) 80 henkilöä. Valtuustosalin kalustus ei ole muokattavissa.

Juhlasali
Luokkamuoto (pöydät ja tuolit) 60 henkilöä 
Luentomuoto (tuolirivit) 170 henkilöä 
Seisomatilaisuus (pystypöydät) 200 henkilöä

Juhlasalin lämpiö 
Seisomatilaisuus (pystypöydät) 60 henkilöä 
Kahvipöydät ja tuolit 48 henkilöä

Juhlasalin ja lämpiön yhteinen enimmäishenkilömäärä on 260. Enimmäishenkilömäärää 
ei saa ylittää.

Ulkoinen toimija varaa tilat kaupungintalon virastomestareiden kautta osoitteessa virastomestarit.kaupungintalo@ouka.fi. Varauksesta tehdään sopimus. Kaupungintalon vastaava virastomestari vastaa yhteydenpidosta ja laskutuksesta ulkoisille toimijoille. Vastaava virastomestari seuraa tehtyjä ja toteutuneita varauksia sekä varmistaa että kaupungintalolla on aina kaupunginjohdon tilaisuuksiin / vieraanvaraisuustilaisuuksiin käytettävissä tarvittavat tilat.

Mikäli useampi käyttäjä haluaa varata tilan samanaikaisesti, ensisijainen varaus määräytyy käyttäjien prioriteettijärjestyksen ja varausten aikajärjestyksen mukaan. Kaupunginjohdon tilatarpeet ovat etusijalla muihin tilavarauksiin nähden.  

Ulkopuolinen toimija ei voi varata yhtäaikaisesti sekä valtuustosalia että juhlasalia ja lämpiötä, jotta lyhyelläkin varoajalla tulevat kaupungin johdon tilaisuudet/vieraanvaraisuustilaisuudet voidaan aina toteuttaa kaupungintalon tiloissa.  

Valtuustosalia tai muita juhlatiloja ei ole mahdollista varata kaupunginvaltuuston kokouspäivinä eikä samanaikaisesti kaupungin vieraanvaraisuustilaisuuksien kanssa.  

Kaupungintalon tiloja varataan pääsääntöisesti kertaluonteisiin tilaisuuksiin ja tapahtumiin. Vuosittain toistuvat tapahtumat huomioidaan erityisharkinnan mukaan. Kaupungintalon 0-kerroksessa sijaitsevat näyttelytilat varataan vastaavan virastomestarin kautta ja hallintojohtajan erillispäätöksellä.

Kaupungintalon tilojen ulkopuolinen käyttö on mahdollista vain silloin kun virastomestari on paikalla koko tilavarauksen ajan.

Juhlasalin, valtuustosalin ja kaupunginhallituksen salin tilavaraukset tehdään virastomestareiden kautta. Kaupungin sisäiset koulutustilaisuudet, työpajat ja työryhmät tai vastaavat tulee järjestää tilaisuuden koon mukaan neuvotteluhuoneissa, koulutustilassa tai valtuustosalissa. Varaajan vastuulla on valita osallistujamäärälle sopiva tila sekä peruuttaa varaus viimeistään viikkoa ennen, mikäli tilaisuus peruuntuu. 

Perumatta jätetystä varauksesta voi aiheutua virastomestarikuluja, jotka laskutetaan varauksen tehneeltä hallintokunnalta. Sisäisten tilavaraajien tulee huolehtia, että tilaisuuteen osallistujat haetaan ala-aulasta ja saatetaan tilaisuuden jälkeen pois. Tilavaraus koskee aina kyseistä tilaa, ei tilan läheisyydessä olevia muita tiloja, käytäviä tai aulatiloja.

Tilojen varaaja vastaa kiinteistöön ja irtaimistoon kohdistuvista sekä muista mahdollisesti aiheuttamistaan vahingoista. Tilojen varaajan vastuulla on huolehtia, että tilojen käyttäjämäärät eivät ylitä kaupungintalon talotekniikan asettamia tilakohtaisia enimmäishenkilömääriä. Varaajan on myös huolehdittava siitä, että tiloihin ei pääse henkilöitä, jotka eivät ole tilaisuuden järjestelijöitä tai osallistujia. Ulkoinen toimija sitoutuu järjestämään tarvittavan määrän järjestyksenvalvontaa varaamiinsa tiloihin varaushintaan sisältyvän yhden virastomestarin lisäksi.

Tilojen käyttö tulee suunnitella ja toteuttaa siten, että kaupungintalon tilat, kalusteet ja tekniikka säilyvät hyvässä kunnossa. Valtuustosalin, juhlasalin ja lämpiön yleisilmeeseen ei saa tehdä muutoksia varaajan toimesta. Tilojen seinä-, lattia- tai ikkunapinnoille ei saa kiinnittää mitään. Juhlasalin verhojen asentoon ei saa tehdä muutoksia. Flyygelien mahdollinen viritys tulee tilata virastomestareiden kautta ja käyttäjän kustannuksella ennen tilaisuutta.

Kaikki tilat ja AV-laitteisto on jätettävä tilojen varaajan toimesta aina sellaiseen kuntoon, jossa ne olivat ennen tilaisuuden alkamista. Jos käyttäjä laiminlyö tilojen takaisinjärjestelyvelvollisuuden, konsernihallinto laskuttaa hinnaston mukaisesti käyttäjää virastomestaripalvelusta ja/tai ylimääräisistä siivouskustannuksista.

Tilojen varaajan tulee huomioida, että mahdollisten esiintyjien pukutilana toimivat kokoustilat. Kaupungintalossa ei ole suihkutiloja esiintyjille. Lemmikkieläinten tai muiden eläinten tuonti kaupungintalon tiloihin on kielletty. Poikkeuksena opaskoirat, joista tulee ilmoittaa etukäteen virastomestareille.

Kaupungintalo on savuton ja tupakointi on ehdottomasti kielletty sisätiloissa sekä rakennuksen piha-alueilla.  

Tilaisuuden järjestelyt ml. tilan kalustus sekä tilaisuuden ohjelma ja aikataulu on sovittava sähköpostitse (virastomestarit.kaupungintalo@ouka.fi) virastomestareiden kanssa 14 vrk ennen tilaisuutta. Kaupunkikonsernin ulkopuolisen toimijan on osoitettava ennen tilojen haltuunottoa, että sillä on vahinkojen varalta voimassa oleva tapahtuman kattava vastuuvakuutus riittävällä vakuutusmäärällä. Vastuuvakuutustodistus tulee toimittaa virastomestareille viimeistään 14 vrk ennen tilaisuutta.

Tilojen varaukset toteutetaan seuraavassa järjestyksessä:

1. Oulun kaupungin toimielinten kokoukset, vieraanvaraisuustilaisuudet sekä niiden järjestelyt. Kaupunginjohdon tilaisuudet ovat ensisijaisia.
2. Sotasukupolven veteraaniperinteen säilyttämiseen liittyvät tilaisuudet, kuten Veteraaniasiain perinneneuvoston tapahtumat.
3. Kaupungin toimialat, hallintokunnat ja liikelaitokset, joiden tilaisuuksista etusijalla ovat erilaiset kulttuuritilaisuudet ja viralliset juhlat. Tilavarauksissa huomioidaan kaupungin muissa yksiköissä ja toimitiloissa tapahtuvat remontit ja muut väliaikaiset käyttöesteet.
4. Seuraavien käyttäjäryhmien ensisijaisuus määräytyy hallintojohtajan erillispäätöksellä:

• Yleishyödyllisten yhteisöjen ja järjestöjen kokoontumis- ja konserttitoiminta,
• Ulkoisten tahojen kaupunkikulttuuria edistävät maksulliset ja maksuttomat tapahtumat ja tilaisuudet,
• Kaupungin strategisesti tärkeiden sidosryhmien ja kumppaniorganisaatioiden 
  tilaisuudet.

Kaupungintalon tiloja varataan ulkopuolisten käyttöön pääsääntöisesti perjantaisin, lauantaisin ja sunnuntaisin kello 08.00–21.30 välillä. Tilojen varaajan vastuulla on huolehtia, että tiloista poistutaan viimeistään klo 21.30.

Lomakautena kaupungintalo on pääsääntöisesti kiinni ja tilojen varaustoiminta ei ole mahdollista. Poikkeuksena Euroopan kulttuuripääkaupunkivuosi 2026. Tilojen ulkoiset varaukset ovat mahdollisia kirkollisina ja kansallisina juhlapäivinä erillisen harkinnan perusteella.

Tilan varaajan tulee huomioida, että varauksen enimmäiskesto on 8 tuntia sisältäen kalustuksen rakennuksen ja purun sekä muut mahdolliset valmistelut.  

Kaupungintalon keittiö (kellarikerros) ja 2. kerroksen tarjoilukeittiö ovat ainoastaan Tuotantokeittiö Löökin käytössä. Tuotantokeittiön ateriapalvelut ovat ainoastaan kaupunkikonsernin sisäisten toimijoiden käyttöön. Poikkeuksena ulkoisilla toimijoilla on mahdollisuus tilata kevyt salaattibuffet, cocktailpalabuffet, kahvitarjoilu ja esim. virvokkeita Tuotantokeittiöltä. Tuotantokeittiö ei myy tarjoiluja paikan päällä vaan ne laskutetaan kertaluonteisesti järjestäjältä. Turvallisuus- ja hygieniavaatimusten vuoksi tiloihin ei voi tuoda omia tarjoiluja eikä käyttää ulkopuolisia catering-palveluja.

Mietojen alkoholijuomien (viini, olut, lonkero, siideri) tarjoilu klo 18.00 jälkeen on mahdollista Tuotantokeittiön tarjoilemana. Alkoholijuomat laskutetaan jälkikäteen yhdellä laskulla. Poikkeustapauksissa alkoholijuomat voidaan maksaa tilaisuuden päättyessä maksupäätteellä kertamaksuna.  

Tilaisuuden järjestäjän tulee huolehtia siitä, että alkoholijuomia nautitaan vain anniskelualueilla. Kaupungintalolla anniskelualueita ovat valtuustosali, juhlasali ja lämpiö. Tilaisuuden järjestäjän tulee lisäksi huolehtia, että tilaisuuteen, johon on tilattu alkoholitarjoilu osallistujat ovat 18 vuotta tai vanhempia.

Omien alkoholijuomien tuonti ja/tai nauttiminen on kielletty kaupungintalon tiloissa.  

Kaupungintalon tilojen käytöstä peritään ulkoiselta käyttäjältä kulloinkin voimassa olevan hinnaston mukainen maksu. Maksu muodostuu tuntiperusteisesta hinnasta, henkilöstö- ja siivouskuluista.  

Maksu tilojen käyttämisestä sisältää kunkin tilan peruskalustuksen, tekniikan, siivouksen sekä yhden virastomestarin palvelut (alle sadan henkilön tilaisuudet). Muulloin kuin kesäaikana tapahtuman yhteyteen tulee sisällyttää naulakkopalvelu/vaatesäilytys, joka voi olla varauksen tekijän järjestämä tai kaupunki tilaa sen kilpailuttamaltaan turvallisuuspalvelulta voimassa olevan hinnaston mukaisesti. Naulakkopalvelun kustannuksista vastaa tilaisuuden järjestäjä.

Voimassa olevat varaushinnat on nähtävissä kaupungin verkkosivuilla. Varaushinta laskutetaan jälkikäteen. Tilavaraus maksetaan Oulun kaupungin lähettämän laskun mukaisesti. Viivästyneelle määrälle maksetaan korkolain mukainen viivästyskorko eräpäivästä lukien.

Oulun kaupungin maksuehto on 14 päivää laskutuspäivästä. Jos maksu maksetaan eräpäivän jälkeen, viivästysajalta peritään korkolain mukainen viivästyskorko eräpäivästä lukien.

Hallintojohtajan viranhaltijapäätöksellä voidaan myöntää tapauskohtaisesti tilavaraajan etukäteen toimittaman ja kirjalliseen hakemukseen perustuen huojennus tai vapautus varausmaksusta. Maksuvapautusta tai -huojennusta koskeva vapaamuotoinen hakemus tulee tehdä hallintojohtajalle (ari.heikkinen@ouka.fi ja kirjaamo@ouka.fi) tilavarauspyynnön yhteydessä, viimeistään kuukautta ennen tilaisuutta.

Tilojen varaajan on ilmoitettava mahdollisesta peruuntumisesta viimeistään 14 vuorokautta ennen varauksen alkamista. Jos peruutus tehdään myöhemmin, tilojen varaaja on velvollinen maksamaan puolet vuokran määrästä. Peruuttamattomista varauksista veloitetaan täysi tilavarausmaksu. Tämä koskee kaikkia tiloja käyttäviä tahoja.