Tilojen varaaminen

Kaupungintaloa käytetään ensisijaisesti kaupungin toimisto- ja kokouskäytössä, vieraanvaraisuustilaisuuksiin sekä tässä käyttösäännössä mainituin ehdoin muuhun toimintaan. 

Kaupungin toimielinten kokoukset, vieraanvaraisuustilaisuudet ja niiden järjestelyt ovat kaupungintalossa ensisijaisinta toimintaa. Lisäksi virka-aikana kaupungintalo on noin 180 henkilön työpaikka ja työrauha on aina turvattava.

Oulun kaupungilla on tilojen omistajana oikeus peruuttaa ulkopuolinen varaus milloin tahansa ennen varauksen alkamista, mikäli se tarvitsee tiloja kaupungin omaan käyttöön. Tällaisessa tapauksessa varauksen peruuttamisesta ei makseta erillistä korvausta tilojen varaajalle. 

Kaupungintalon tiloja ei varata tai luovuteta kaupallisiin tuotantoihin, kuten mainoskuvauksiin, elokuva- tai televisiotuotantoihin, eikä muihin kaupallisiin sisältöihin tähtääviin projekteihin. Kaupungin edunvalvonnan tai markkinoinnin kannalta merkittävien tuotantojen osalta kuvaukset voidaan kuitenkin sallia erillisharkinnan perusteella.

Kaupungintalon tilat eivät sovellu messujen ja muiden monipäiväisten, suuria yleisömääriä kokoavien tapahtumien järjestämiseen.

Tiloja ei luovuteta yksityishenkilöiden, yksityisten projektien tai hankkeiden, perheiden, sukuseurojen, ainejärjestöjen, uskonnollisten organisaatioiden eikä puolueiden tilaisuuksiin, seminaareihin tai vastaaviin tapahtumiin. Poikkeuksena ovat kaupungin edunvalvonnan kannalta oleelliset parlamentaariset kokoukset ja ryhmät. 

Kaupunginvaltuustossa edustettuna olevien puolueiden valtuustoryhmillä sekä niiden kunnallis- ja piirijärjestöillä on Aleksinkulman remontin ajan poikkeuksellisesti mahdollista järjestää sisäisiä kokouksiaan kaupungintalon kokoustiloissa maksutta. Tämä väliaikainen käytäntö koskee ainoastaan puolueiden sisäisiä kokouksia. Puolueiden yleisö- ja vaalitilaisuudet ovat kaupungintalolla aina kiellettyjä.

Puolueiden kokousten aikana kaupungintalolla on aina oltava virastomestaripalvelut paikalla. Tästä syystä kokoukset on suositeltavaa järjestää arkipäivinä siten, että ne päättyvät viimeistään klo 20.00. Viikonlopulle ajoittuvasta kokouksesta tulee sopia hallintojohtajan kanssa viimeistään kuukautta ennen suunniteltua ajankohtaa, jotta virastomestaripalvelujen järjestäminen on mahdollista. 

Puolueiden kokouksiin on mahdollista tilaajan tilata kahvi- tai virvoketarjoiluja tilaajan kustannuksella kaupungintalon muiden tarjoiluaikataulujen puitteissa. Tämä voi tarkoittaa, että tarjoilujen järjestäminen viikonloppuisin ei ole mahdollista, mikäli talossa ei ole muita tapahtumia. 

Vierailijaryhmille suunnatut kaupungintalon esittely/historia ym. kierrokset toteutetaan hallintojohtajan erillispäätöksen mukaisesti ulkoisen palvelutarjoajan toimesta.  

Kaupunki arvioi tilojen käyttöpyynnöt tapauskohtaisesti ja varmistaa, että ne tukevat kaupungin strategisia tavoitteita, arvoja ja julkista tehtävää. Edellä mainitusta poiketen hallintojohtajalla on oikeus käyttää erillisharkintaa tilaisuuden soveltuvuudesta varattavaan tilaan tilaisuuden koon ja käyttötarkoituksen osalta.

Ulkoiseen varaukseen on käytettävissä valtuustosali, juhlasali ja lämpiö. Juhlasalia ja lämpiötä ei voi varata erikseen. Aulat ja käytävät tulee jättää vapaaksi.

Tilojen varaajan tulee huolehtia siitä, että tapahtumien/tilaisuuksien osallistujat pysyvät varauksen kohteena olevien tilojen rajoissa.

Varattavien tilojen enimmäishenkilömäärät

Valtuustosali 
Luokkamuoto (pöydät ja tuolit) 80 henkilöä. Valtuustosalin kalustus ei ole muokattavissa.

Juhlasali
Luokkamuoto (pöydät ja tuolit) 60 henkilöä 
Luentomuoto (tuolirivit) 170 henkilöä 
Seisomatilaisuus (pystypöydät) 200 henkilöä

Juhlasalin lämpiö 
Seisomatilaisuus (pystypöydät) 60 henkilöä 
Kahvipöydät ja tuolit 48 henkilöä

Juhlasalin ja lämpiön yhteinen enimmäishenkilömäärä on 260. Enimmäishenkilömäärää 
ei saa ylittää.

Ulkoinen toimija varaa tilat Oulun kaupungin verkkokaupan kautta osoitteessa verkkokauppa.ouka.fi. Hyväksytty varaus muodostaa sopimuksen. Lisätietoja tilavarauksiin liittyen saa tarvittaessa kaupungintalon virastomestareilta lähettämällä sähköpostia  osoitteeseen virastomestarit.kaupungintalo@ouka.fi. 

Virastomestarit seuraavat tehtyjä ja toteutuneita varauksia sekä huolehtivat siitä, että kaupungintalolla on aina käytettävissä riittävät tilat kaupungin johdon tilaisuuksiin ja vieraanvaraisuustilaisuuksia varten.

Mikäli useampi käyttäjä haluaa varata tilan samanaikaisesti, ensisijainen varaus määräytyy käyttäjien prioriteettijärjestyksen ja varausten aikajärjestyksen mukaan. Kaupungin johdon tilatarpeet ovat etusijalla muihin tilavarauksiin nähden. 

Ulkopuolinen toimija ei voi varata yhtäaikaisesti sekä valtuustosalia että juhlasalia ja lämpiötä. Valtuustosalia tai muita juhlatiloja ei ole mahdollista varata kaupunginvaltuuston kokouspäivinä eikä samanaikaisesti kaupungin vieraanvaraisuustilaisuuksien kanssa. Tilat eivät myöskään ole varattavissa verkkokaupassa em. aikoina. 

Kaupungintalon tiloja varataan pääsääntöisesti kertaluonteisiin tilaisuuksiin ja tapahtumiin. Vuosittain toistuvat tapahtumat huomioidaan erityisharkinnan mukaan. 

Kaupungintalon 0-kerroksessa sijaitsevat näyttelytilat varataan vastaavan virastomestarin kautta, virastomestarit.kaupungintalo@ouka.fi, ja hallintojohtajan erillispäätöksellä.

Kaupungintalon tilojen ulkopuolinen käyttö on mahdollista vain silloin kun virastomestari on paikalla koko tilavarauksen ajan.

Juhlasalin, valtuustosalin ja kaupunginhallituksen salin tilavaraukset tehdään virastomestareiden kautta. Kaupungintalolla järjestettäviin sisäisiin koulutustilaisuuksiin, työpajoihin ja työryhmiin tai vastaaviin ensisijaisia tiloja ovat tilaisuuden koon mukaan neuvotteluhuoneet, koulutustila tai valtuustosali.

Tilavaraus koskee aina kyseistä tilaa, ei tilan läheisyydessä olevia muita tiloja, käytäviä tai aulatiloja. Varaajan vastuulla on valita osallistujamäärälle sopiva tila sekä peruuttaa varaus viimeistään viikkoa ennen, mikäli tilaisuus peruuntuu. Perumatta jätetystä varauksesta voi aiheutua virastomestarikuluja, jotka laskutetaan varauksen tehneeltä hallintokunnalta. Sisäisten tilavaraajien tulee huolehtia, että tilaisuuteen osallistujat haetaan ala-aulasta ja saatetaan tilaisuuden jälkeen pois.

Tilojen varaaja vastaa kiinteistöön ja irtaimistoon kohdistuvista sekä muista mahdollisesti aiheuttamistaan vahingoista. Tilojen varaajan vastuulla on huolehtia, että tilojen käyttäjämäärät eivät ylitä kaupungintalon talotekniikan asettamia tilakohtaisia enimmäis-henkilömääriä. Varaajan on myös huolehdittava siitä, että tiloihin ei pääse henkilöitä, jotka eivät ole tilaisuuden järjestäjiä tai osallistujia. Tilojen varaaja sitoutuu siihen, että järjestyksenvalvojatoiminnassa noudatetaan lakia yksityisistä turvallisuuspalveluista (1085/2015).

Tilojen käyttö tulee suunnitella ja toteuttaa siten, että kaupungintalon tilat, kalusteet ja tekniikka säilyvät hyvässä kunnossa. Valtuustosalin, juhlasalin ja lämpiön yleisilmeeseen ei saa tehdä muutoksia varaajan toimesta. Tilojen seinä-, lattia- tai ikkunapinnoille ei saa kiinnittää mitään. Juhlasalin verhojen asentoon ei saa tehdä muutoksia. Flyygelin mahdollinen viritys tulee tilata virastomestareiden kautta ja käyttäjän kustannuksella ennen tilaisuutta.

Kaikki tilat ja AV-laitteisto on jätettävä tilojen varaajan toimesta aina sellaiseen kuntoon, jossa ne olivat ennen tilaisuuden alkamista. Jos käyttäjä laiminlyö tilojen takaisinjärjestelyvelvollisuuden, konsernihallinto laskuttaa varaajaa sille aiheutuneista ylimääräisistä virastomestaripalveluista ja/tai ylimääräisistä siivouskustannuksista.

Tilojen varaajan tulee huomioida, että mahdollisten esiintyjien pukutilana toimivat kokoustilat. Kaupungintalossa ei ole suihkutiloja esiintyjille. Lemmikkieläinten tai muiden eläinten tuonti kaupungintalon tiloihin on kielletty. Poikkeuksena opaskoirat, joista tulee ilmoittaa etukäteen virastomestareille.

Kaupungintalo on savuton ja tupakointi on ehdottomasti kielletty sisätiloissa sekä rakennuksen piha-alueilla. 

Tilaisuuden kalustus varataan tilausvaiheessa verkkokaupassa. Lisätietoa tilaisuuden järjestelyistä sekä tilaisuuden lopullinen henkilömäärä ja ohjelma tulee toimittaa virastomestareille virastomestarit.kaupungintalo@ouka.fi viimeistään 7 vuorokautta ennen tilaisuutta.

Muulloin kuin kesäaikana tilaisuuden järjestäjän tulee huolehtia tapahtuman yhteyteen naulakkopalvelu/vaatesäilytys. Naulakkopalvelun kustannuksista vastaa tilaisuuden järjestäjä.

Kaupungin ulkopuolisen toimijan on ennen tilojen haltuunottoa osoitettava, että sillä on vahinkojen varalta voimassa oleva, tilaisuuden kattava vastuuvakuutus riittävällä vakuutusmäärällä vahinkojen varalta. Vastuuvakuutustodistus on toimitettava virastomestareille osoitteeseen virastomestarit.kaupungintalo@ouka.fi viimeistään 14 vuorokautta ennen tilaisuutta. Mikäli vastuuvakuutustodistusta ei toimiteta määräajassa, tilavaraus purkautuu ja mahdollinen maksettu tilavarausmaksu palautetaan varaajalle.

Tilojen varaukset toteutetaan seuraavassa järjestyksessä:

1. Oulun kaupungin toimielinten kokoukset, vieraanvaraisuustilaisuudet sekä niiden järjestelyt. Kaupunginjohdon tilaisuudet ovat ensisijaisia.
2. Sotasukupolven veteraaniperinteen säilyttämiseen liittyvät tilaisuudet, kuten Veteraaniasiain perinneneuvoston tapahtumat.
3. Kaupungin toimialat, hallintokunnat ja liikelaitokset, joiden tilaisuuksista etusijalla ovat erilaiset kulttuuritilaisuudet ja viralliset juhlat. Tilavarauksissa huomioidaan kaupungin muissa yksiköissä ja toimitiloissa tapahtuvat remontit ja muut väliaikaiset käyttöesteet.
4. Seuraavien käyttäjäryhmien ensisijaisuus määräytyy hallintojohtajan erillispäätöksellä:

• Yleishyödyllisten yhteisöjen ja järjestöjen kokoontumis- ja konserttitoiminta,
• Ulkoisten tahojen kaupunkikulttuuria edistävät maksulliset ja maksuttomat tapahtumat ja tilaisuudet,
• Kaupungin strategisesti tärkeiden sidosryhmien ja kumppaniorganisaatioiden 
  tilaisuudet.

Kaupungintalon tiloja varataan ulkopuolisten käyttöön pääsääntöisesti perjantaisin, lauantaisin ja sunnuntaisin kello 08.00–21.30 välillä. Aleksinkulman remontin aikana vuonna 2026 on mahdollista varata valtuustosalia ja juhlasalia myös tiistaisin, keskiviikkoisin ja torstaisin. Maanantaisin ulkopuoliset toimijat eivät voi varata kaupungintalon tiloja. Tilojen varaajan vastuulla on huolehtia, että tiloista poistutaan viimeistään klo 21.30.

Lomakautena kaupungintalo on pääsääntöisesti kiinni ja tilojen varaustoiminta ei ole mahdollista. Tilojen ulkoiset varaukset ovat mahdollisia kirkollisina ja kansallisina juhlapäivinä erillisen harkinnan perusteella.

Tilan varaajan tulee huomioida, että varauksen enimmäiskesto on 8 tuntia sisältäen kalustuksen rakennuksen ja purun sekä muut mahdolliset valmistelut. 

Kaupungintalon keittiö (kellarikerros) ja 2. kerroksen tarjoilukeittiö ovat ainoastaan Oulun Tuotantokeittiön käytössä. Tuotantokeittiön ateriapalvelut on ensisijaisesti tarkoitettu kaupungin sisäisten toimijoiden käyttöön. Poikkeuksena ulkoisilla toimijoilla on mahdollisuus tilata Tuotantokeittiöltä rajattuja tarjoiluja kuten 

• kevyt salaattibuffet
• cocktailpalabuffet
• kahvitarjoilu
• virvokkeita.

Tuotantokeittiö ei myy tarjoiluja paikan päällä, vaan ne laskutetaan kertaluonteisesti järjestäjältä Tuotantokeittiön toimesta. Turvallisuus- ja hygieniavaatimusten vuoksi omia tarjoiluja ei saa tuoda tiloihin eikä ulkopuolisia catering-palveluja saa käyttää. 

Ravintola Susiteetti kaupungintalon alakerrassa tarjoaa henkilöstölounasta arkipäivisin klo 11.00–12.30. Ravintolan enimmäishenkilömäärä on 100 henkilöä. Ruokailijamäärien arvioimisen helpottamiseksi isommista lounasryhmistä pitää ilmoittaa Oulun Tuotantokeittiölle hyvissä ajoin: inka.kaverinen@looki.fi, 040 508 7018 ja sauli.ojala@looki.fi, 040 612 7411.

Yli 40 henkilön ryhmille on mahdollista tilata arkipäivinä päivän lounas Ravintola Susiteettiin klo 12.00–13.00 väliselle ajalle. Pienemmät ryhmät voivat tilauksesta ruokailla Susiteetissa ravintolan aukioloaikoina. Viikonloppuisin lounastarjoilut eivät ole mahdollisia lukuunottamatta kevyttä salaattibuffettia, cocktailpalabuffettia tai kahvitarjoiluja.

Mietojen alkoholijuomien (viini, olut, lonkero, siideri) tarjoilu on mahdollista klo 18.00 jälkeen Tuotantokeittiön tarjoilemana. Alkoholijuomat laskutetaan jälkikäteen yhdellä laskulla. Poikkeustapauksissa alkoholijuomat voidaan maksaa tilaisuuden päättyessä maksupäätteellä kertamaksuna. 

Tilaisuuden järjestäjän tulee huolehtia siitä, että alkoholijuomia nautitaan ainoastaan anniskelualueilla. Kaupungintalolla anniskelualueita ovat varatut alueet eli valtuustosali, juhlasali ja lämpiö. Tilaisuuden järjestäjän vastuulla on myös varmistaa, että tilaisuuteen, johon on tilattu alkoholitarjoilu, osallistuvat henkilöt ovat vähintään 18-vuotiaita. 

Omien alkoholijuomien tuonti ja/tai nauttiminen on kielletty kaupungintalon tiloissa. 

Kaupungintalon tilojen käytöstä peritään ulkoiselta käyttäjältä kulloinkin voimassa olevan hinnaston mukainen maksu varausajalta. Maksu muodostuu varausajan tuntiperusteisesta hinnasta. Se sisältää kunkin tilan peruskalustuksen, tekniikan, siivouksen sekä yhden virastomestarin palvelut alle sadan (100) henkilön tilaisuuksissa.  

Voimassa olevat varaushinnat on nähtävissä kaupungin verkkosivuilla sekä kaupungin verkkokaupassa verkkokauppa.ouka.fi. Tilavaraus maksetaan verkkokaupassa kaupungin lähettämän varausvahvistuksen jälkeen.

Hallintojohtaja voi myöntää tapauskohtaisesti huojennuksen tai vapautuksen varausmaksusta hallintojohtajan viranhaltijapäätöksellä. Päätös edellyttää, että tilavaraaja toimittaa asiasta ennakkoon kirjallisen hakemuksen. Maksuvapautusta tai -huojennusta koskeva hakemus tulee toimittaa tilavarauspyynnön yhteydessä, kuitenkin viimeistään kuukautta ennen tilaisuutta, seuraaville tahoille

• hallintojohtaja Ari Heikkinen (ari.heikkinen@ouka.fi)
• hallintosihteeri Annamaria Vesterinen (annamaria.vesterinen@ouka.fi)
• kirjaamo@ouka.fi .

Tilojen varaajan on ilmoitettava mahdollisesta peruutuksesta viimeistään 7 vuorokautta ennen varauksen alkamista. Peruutuksesta ilmoitetaan Oulun kaupungin virastomestareille sähköpostilla virastomestarit.kaupungintalo@ouka.fi. Verkkokaupan kautta varatusta tilaisuudesta peritty maksu palautetaan varaajalle verkkomaksupalautuksena sille maksuvälineelle, jolla varausmaksu on maksettu.

Mikäli peruutus tehdään tätä myöhemmin, tilojen varaaja on velvollinen maksamaan 50 prosenttia vuokran määrästä. Peruuttamattomista varauksista veloitetaan täysi tilavarausmaksu. Peruutusehdot koskevat kaikkia tiloja käyttäviä tahoja.