Valovoimainen Oulu

< Takaisin

Rakentajien lupapaperit muuttuivat sähköisiksi

Oulun rakennusvalvonta saavutti ensimmäisenä kuntana Suomessa 80 %:n käyttöasteen rakennuslupien sähköisessä hakemisessa palvelukanavan kautta. Hakemusten kasvuun vaikutti laadukas ja aktiivinen sähköisen lupapalvelun markkinointi asiakkaille. Sähköinen lupapalvelu ja käsittelyjärjestelmä otettiin käyttöön vuonna 2015.

Tällä hetkellä sähköisen palvelun käyttöaste on jo 97 % ja paperimuodossa tulevat lupahakemukset skannataan ja viedään sähköiseen lupajärjestelmään rakennusvalvonnan toimesta, joten kaikki lupahakemukset käsitellään sähköisesti.

- Rakennusvalvonnalle on erittäin tärkeää asiakkaiden ja henkilöstön tyytyväisyys sekä lyhyet käsittelyajat. Uusilla digitaalisilla toimintavoilla voidaan molempia tavoitteita edistää ja parantaa, sanoo johtaja Pekka Seppälä.

Lupahakemusten kehittämistä jatkettiin, koska prosessiin jäi vielä manuaalisia vaiheita, kuten paperisten lupasarjan toimittaminen arkistointia varten. Lisäksi asiakkaalle toimitettiin edelleen paperinen lupapäätös leimattuna ja käsin allekirjoitettuna. Sähköisen toimintatavan suunnittelu eteni sähköiseen allekirjoitukseen, leimaamiseen sekä sähköiseen päätösten toimittamiseen.

Ohjelmistorobotti avuksi rutiinitehtäviin

Syksyllä 2018 otettiin käyttöön ohjelmistorobotti, joka suorittaa lupien viimeistelytyöt. Robotin tehtäviin kuuluu sähköisten pääpiirustusten leimaus ja arkistointi Loota -asianhallintajärjestelmään sekä sähköisten lupapäätösasiakirjojen muodostaminen ja allekirjoituspyyntöjen lähettäminen.

- Ohjelmistorobotti helpottaa rutiinitehtävien suorittamista ja näin jää aikaa muihin tehtäviin, kertoo esikäsittelijä Erja Juntunen.

Tämän vuoden alusta Oulun rakennusvalvonta on siirtynyt kokonaan sähköiseen toimintatapaan. Enää ei käsitellä paperia, vaan kaikki toimii digitaalisesti. Ohjelmistorobotti suorittaa rutiinitehtävät.

- Rakennusvalvonta toimii hyvänä esimerkkinä kokonaan sähköisessä toimintatavassa sekä ohjelmistorobotiikan hyödyntämisessä koko kaupunkikonsernille, kertoo tiiviisti suunnittelussa mukana ollut tietohallintoasiantuntija Tapio Matinmikko Oulun Digistä.

 

Teksti: Tapio Matinmikko ja Terttu Mikkola
Kuva: Terttu Mikkola

Jakolinkki