Vältä kertomasta kuntalaiselle epäolennaista tai itsestään selvää tietoa heti tekstin alussa. Laita sivun alkuun se asia, mikä kuntalaista kiinnostaa. Vältä myös oman tiimisi tai työsi esittelyä.

Hyvä esimerkki:

Tervetuloa hakemaan tonttia Oulun kaupungilta. Seuraavan kerran omakotitontteja jaetaan elokuussa 2023. Silloin on jaossa tontteja myös yrityksille.

Ei näin:

Oulussa on paljon tontteja, joita jaetaan kuntalaisille ja yrityksille vuosittain. Rakennustiimissämme työskentelee 12 rakennusalan ammattilaista, ja teemme vuosittain raportin tonttien välittämisestä. Olemme työskennelleet Ympäristötalolla jo vuodesta 2012. Tonteille voi rakentaa joko omakotitalon tai liikehuoneiston. Tontteja jaetaan vuosittain kaksi kertaa, toinen jako on toukokuussa ja toinen elokuussa.

Suosi lyhyitä virkkeitä ja kappaleita. Vältä kirjoittamasta hankalasti luettavaa tekstimuuria. Vältä myös pitkiä sanoja.

Hyvä esimerkki:

Hankkeessa selvisi, että energiatehokkuutta voidaan parantaa parhaiten uusimalla ilmanvaihtokoneet. Lisäksi uimahallien lämpöpumput säästävät energiaa. 

Ei näin:

Hankkeessa analysoitiin vuosina 2016–2020 tehtyjen energiatehokkuustarkastelujen tuloksia ja laadittiin toimenpide-ehdotuksia sekä suosituksia laitteiden ja järjestelmien suunnittelun ja seurannan tueksi. Aineiston analysoinnilla tehtiin muun muassa seuraavia johtopäätöksiä:

Kartoitusten mukaan suurin ja kustannustehokkain potentiaali energiatehokkuuden parantamiseen on ilmanvaihdon paremmassa ohjauksessa sekä vanhojen ilmanvaihtokoneiden uusinnassa. Lämpöpumpuista etenkin uimahallien kostean poistoilman energiaa talteen ottava poistoilmalämpöpumppu on osoittautunut varsin tehokkaaksi energiatehokkuusinvestoinniksi.

Vältä passiivin käyttöä ja käytä aktiivimuotoisia verbejä. Joissakin tapauksissa passiivi on kuitenkin parempi, kun tekijän kirjoittaminen auki olisi kömpelöä (Seuraavat eduskuntavaalit pidetään keväällä tai Suomen eduskunta pitää seuraavat vaalit keväällä.)

Hyvä esimerkki:

Kun sinulla on idea, ole yhteydessä ohjelmakoordinaattoriin. Silloin saat tukea työhösi heti projektin alussa.

Ei näin:

Ideavaiheessa ollaan yhteydessä ohjelmakoordinaattoriin. Koordinaattorilta saadaan ohjeistusta projektin alussa.

Käytä sanoja, joita käytetään arkikielessä: työ, hyvä, koulu, asua, kaupunki, ihminen, sinä, rivitalo, talous, bussi.

Vältä tämäntyyppisiä hallinnollisia ammattisanoja:

palvelu (kuten asumispalvelu, leikkipuistopalvelu, kuljetuspalvelu), toimenpide (kuten päästövähennystoimenpide), suun terveydenhuollon yksikkö (hammashoitola), yksityinen sektori (yritykset), työllisyyden kuntakokeilun asiakas (työtön alle 25-vuotias nuori), asiakkaan päätelaite (tietokone), vesikalusteet (wc-pytty ja lavuaari), priorisoida (tee tämä ensin), oppilaitos (esimerkiksi koulu, lukio tai ammattiopisto).

Vältä myös sanoja mikäli (jos), taholta (esim. jaosto päätti), johdosta (tämän vuoksi), (jonkun) toimesta, johtuen, riippuen, puitteissa.

Kerro tekemisestä suoraan eli vältä käyttämästä sanoja suorittaa, tehdä, toteuttaa, ilmenee, tapahtuu.

Hyvä esimerkki: Auraamme tien aina kun sohjoa on yli 3 cm.

Ei näin: Suoritamme aurauksen aina kun sohjoa on yli 3 cm.

Hyvä esimerkki: Ruoka valmistetaan keittiöissä.

Ei näin: Keittiöissä tapahtuu ruuanvalmistusta.

Selitä abstraktit sanat konkretialla, jos sinun on pakko käyttää vaikeaa sanaa:

Hyvä esimerkki:

Luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden pitää lain mukaan kertoa julkisesti sidonnaisuuksistaan. Sidonnaisuudella tarkoitetaan kaikkia henkilön tehtäviä, joilla voi olla merkitystä luottamustehtävän hoitamisessa. Sidonnaisuuksia voivat olla esimerkiksi kuuluminen johonkin yritykseen tai yhteisöön tai merkittävä varallisuus.

Ei näin:

Tällä sivulla esitetään 1. kuntalain 84 §:n edellyttämien luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden sidonnaisuusilmoitukset ja 2. valtuuston varsinaisten jäsenten vapaaehtoisesti antamat sidonnaisuusilmoitukset.

Pääotsikko sisältää verbin ja kertoo, mistä jutussa on kyse. Väliotsikko tiivistää tulevan kappaleen ytimen.

Hyvä esimerkki:

Kaakkurin ja Oulunsalon terveysasemilla aloitetaan influenssarokotukset 1.11.

Ei näin:

Kansalliset ja lääketehtaiden tekstit läpäisseet influenssarokotteet terveysasemajakelussa marraskuussa niissä Suomen kunnissa, joissa ovat myös terveysasemapalvelut ja hyvinvointiasemat

Vältä epämääräisiä ajan ilmauksia

Vältä otsikoissa epämääräisiä ajan ilmauksia kuten huomenna, tänään, ensi viikolla tai tänä syksynä. Kun ajankohta on uutisessa tärkeää, ilmaise se otsikossa päivämäärällä sekä tarpeen mukaan viikonpäivällä. Viikonpäivä helpottaa ymmärrettävyyttä. Voit mainita vuosiluvun tarvittaessa otsikossa, mutta voit viitata vuoteen myös tekstissä.

Hyvä esimerkki:

Taskilan jätevedenpuhdistamoon voi tulla tutustumaan lauantaina 3.1.2023

Ei näin:

Taskilan jätevedenpuhdistamoon voi tulla taas tutustumaan huomenna

Halutessasi voit lyhentää päivämäärän myös näin:

Taskilan jätevedenpuhdistamoon voi tulla tutustumaan la 3.1.

Listat ja luettelot helpottavat lukijaa. Vältä kuitenkin tekemästä pitkiä, yli kymmenen kohdan luetteloita.

Hyvä esimerkki:

Asukaspysäköinti on luvallista seuraavissa kiinteistöissä:

•  As Oy Vakuutustorni (Hallituskatu 9)
•  As Oy Tuomi (Kajaaninkatu 25)
•  As Oy Oulun kulma (Rautatienkatu 18)
•  As Oy Torikatu 4 (Torikatu 4)

Jos joudut jostain syystä viittaamaan lakiin tai lakitekstiin, siirrä se koko tekstin loppuun. Älä viittaa lakipykäliin lauseiden keskelläkään, vaan siirrä nekin koko tekstin loppuun. Sivun alaosassa voi olla myös muuta lisätietoa asiasta, esimerkiksi paikallisia säännöksiä. Nämä lisätiedot sekä lakitekstit otsikoidaan oukassa näin:

Tausta ja lainsäädäntö

Hyvä esimerkki:

Lunta saa kolata tontin ulkopuolelle ainoastaan erillisille lumenläjityspaikoille. Taloyhtiöillä voi olla omia määräyksiä lumen kolaamisesta.

…

(tiedotteen tai sivun lopussa):

Tausta ja lainsäädäntö

Lintujen ruokkimisesta säädetään Oulun kaupungin ympäristönsuojelumääräyksissä, 27§.

Ei näin:

Lumen auraus on asuinkiinteistöjen ulkopuolella sallittu vain kaupungin erikseen määrittelemillä lumenläjityspaikoilla (Oulun kaup. ympäristönsuojelumääräykset 27 §). Taloyhtiöillä voi olla omia määräyksiä lumen läjittämisestä.

Ouka.fi-sivuilla ei yleensä tarvita adjektiiveja, joten pitäydy asiatekstissä ilman, että kuvitat sitä esimerkiksi sanoilla mahtava tai hieno.

Hyvä esimerkki:

Päiväkodissamme on kaksi alle kaksivuotiaiden ryhmää ja yksi esikouluryhmä.

Ei näin:

Huikeassa päiväkodissamme on kaksi pikkumurusten eli alle kaksivuotiaiden ryhmää sekä iloinen ja positiivinen esikouluryhmä.

Hallinnon kielessä on paljon lyhenteitä, jotka eivät ole ymmärrettäviä kuntalaisille. Niinpä vältä niitä aina kun voit:

Hyvä esimerkki:

Maankäytön toteuttamisohjelman taustalla on kaupunkistrategia, jossa esitetään, miten kaupunkia halutaan kehittää vuoteen 2026 mennessä.

Ei näin:

MATOn taustalla on kaupunkistrategia, jossa esitetään, miten kaupunkia halutaan kehittää vuoteen 2026 mennessä. 

Oulun kaupungin verkkosivuilla lukijaa sinutellaan. Suora puhuttelu antaa ystävällisemmän ja lähestyttävämmän vaikutelman kuin etäinen ”asiakkaan tulee tehdä” -tyyli. 
 

Hyvä esimerkki:

Olet saanut Oulun kaupungista omakotitontin. Tee tontista varaus sähköiseen järjestelmään, jotta tontti säilyy omistuksessasi, eivätkä tietosi häviä järjestelmästämme.

Ei näin:

Te olette tänään saaneet päätöksen tontista. Seuraavaksi Te toimitatte varauksen tontistanne sähköiseen järjestelmään, jotta tontti rekisteröityy, eikä Teidän tarvitse hakea tonttia uudestaan.

Kehota asiasta suoraan ja käytä kehottavaa verbimuotoa eli imperatiivia. Se on selkeä ja mutkaton tapa, joka koetaan positiiviseksi. Sitä kannattaa käyttää varsinkin silloin, kun kehotuksen noudattaminen on asiakkaan oman edun mukaista.

Hyvä esimerkki:

Tilaa uusi PIN-koodi, kun haluat muokata tai poistaa tietojasi.

Ei näin:

PIN-koodi tilataan, kun halutaan muokata tai poistaa tietoja. Ilman koodin lähettämistä järjestelmä ei toimi.

Yhdistä sinä-muoto täytyä- tai pitää-verbiin, kun tekeminen on pakollista.

Jotta saat opiskelija-alennuksen lippuusi, sinulla täytyy olla opiskelijakortti mukanasi.

Säilytä kuntalainen aktiivisessa roolissa. Älä viittaa kuntalaisiin yhteisenä ihmismassana.

Hyvä esimerkki:

Voit äänestää oman osoitteesi mukaisessa äänestyspaikassa. Katso oma äänestyspaikkasi oheiselta kartalta.

Ei näin:

Äänioikeutetut antavat äänensä osoitteen mukaisessa äänestyspaikassa. Äänestyksen alaiset voivat katsoa oman äänestyspaikkansa kartalta.

Jos kyseessä on herkkä asia, voi liika suoruus tuntua osoittelevalta ja liian määräävältä. Silloin voit käyttää passiivia harkinnan mukaan.

Hyvä esimerkki:

Häätöä kannattaa välttää viimeiseen asti. Uuden asunnon saaminen voi olla hankalaa tai jopa mahdotonta.

Jokainen voi joutua rikoksen uhriksi. Silloin on hyvä tietää, miten pitää toimia.

Ei näin:

Sinun kannattaa välttää häätöä viimeiseen asti. Et saa uutta asuntoa helposti, et ehkä ollenkaan.

Olet joutunut rikoksen uhriksi. Sinun pitää tietää, miten nyt toimit.

Velvoittavuutta voi pehmentää kertomalla syitä tai perusteluja.  Jos asioita ei perustella, kuntalaiselta voi tuntua, että häntä ei arvosteta, vaan hänen odotetaan tottelevan kyselemättä. Perustelematon käsky on tyly.

Hyvä esimerkki:

Kun tulet testiin, pyydämme sinua näyttämään virallisen henkilötodistuksen, kuten henkilökortin tai passin. Ajokortti ei ole virallinen henkilötodistus, koska siitä puuttuu olennaisia tietoja, kuten kansalaisuus.

Ei näin:

Testiin päästäkseen osallistujan on esitettävä virallinen henkilötodistus. Ajokortti ei kelpaa.

Vaikka selkeyden kannalta asiat kannattaa sanoa mahdollisimman suoraan ja pelkistetysti, tästä voi joskus tinkiä sävyn takia. Pienellä ”tyhjäkäynnillä” tekstiin voi tuoda inhimillisempää otetta.

Hyvä esimerkki:

Lähetä pyydetyt lisätiedot määräaikaan mennessä. Jos käy niin, että emme saa lisätietoja ajoissa, hakemus joudutaan hylkäämään.

Ei näin:

Lähetä lisätiedot määräaikaan mennessä. Jos et lähetä, hakemuksesi hylätään automaattisesti.

Voit joskus käyttää kaupungista harkinnan mukaan me-muotoa. Erityisesti tilanteissa, joissa kuntalaista pitää velvoittaa tekemään jotakin nopeasti ja täsmällisesti. Tekstistä tulee kuitenkin käydä ilmi, kenestä on kyse.

Hyvä esimerkki:

Emme käytä järjestelmään tallennettuja numeroita muuhun kuin vesikatkotiedottamiseen. Emme myy tai luovuta tietojasi eteenpäin, ja tietosi pysyvät meillä tallessa.

Ei näin:

Järjestelmään tallennetut numerot ovat standardinmukaisen salassapitolain alaisia ja niiden tallentaminen kuuluu kansalliseen DT-järjestelmään, joka velvoittaa kuntia salassapitoon.

Tarvittaessa voit lisätä lämpöä tekstiisi-han-, -hän-päätteellä. Liikaa käytettynä se ei kuitenkaan toimi.

Hyvä esimerkki:

Jos joudut perumaan sovitun tapaamisen, voit laittaa tekstiviestin tai soittaa omalle työntekijällesi. Peruthan tapaamisen ajoissa, jos et pääse paikalle. Silloin saamme paikallesi toisen asiakkaan.

Ei näin:

Jos joudut perumaan sovitun tapaamisen, laita tekstiviesti tai soita omalle työntekijällesi. Peru tapaaminen, että joku toinen asiakas pääsee paikallesi.

Isot kirjaimet tarkoittavat verkkokielessä huutamista, joten älä käytä sitä äläkä huutomerkkiä lainkaan.

Hyvä esimerkki:

Koe järjestetään lukiolla. Ota mukaasi oma kannettavasi ja varmista, että osaat käynnistää koneesi muistitikulta.

Ei näin:

Koe tehdään PAIKAN PÄÄLLÄ lukiolla. Sinulla tulee olla mukana oma kannettava ja sinun tulee osata käynnistää kone tikulta!!

On olemassa sanoja, jotka luovat tylyn vaikutelman. Älä käytä sanoja, jotka leimaavat ihmisiä, kertovat ihmisen ulkonäöstä tai luonteesta ja ovat loukkaavia tai epämiellyttäviä. Vältä myös seuraavia ilmaisuja:

Ei koskaan, ikinä, kertaakaan, ennenkään, hirveän --, mahdoton.