Tapahtumajärjestäjän yleinen muistilista
Tapahtuman suunnitteluun liittyy paljon tehtävää, joten muista ottaa ajoissa mukaan tarvittavat henkilöt omasta organisaatiostasi. Oulun alueen kirjastot tarjoavat runsaasti erilaisia tiloja ja auttavat halutessanne tapahtuman suunnittelussa. Markkinoimme myös yhteistyössä tuotettuja tapahtumia kirjaston markkinointikanavien kautta.
Tilan voit varata käyttöösi heti, kun tiedät tapahtuman teeman, ajankohdan ja kohderyhmän - tee varaus vähintään 1 kk ennen tapahtumaa.
Valmistelut
- Kokoa tapahtuman suunnittelu- ja toteutusryhmä omasta organisaatiostasi. Kenen kannattaisi olla mukana tapahtuman suunnittelussa?
- Suunnitelkaa tapahtumaa:
- Milloin ja missä tapahtuma järjestetään?
- Mitkä ovat tapahtuman tavoitteet, teema ja alustava ohjelma? Onko tapahtumassa esim. esiintyjiä tai keskustelijoita?
- Mikä on tapahtuman kohderyhmä l. kenelle se on tarkoitettu?
- Millainen tila tarvitaan?
- Millaista tekniikkaa tapahtumaan tarvitaan?
- Miten tilaisuuteen voi osallistua (lähi-, etä- vai hybriditapahtuma)?
- Tarvitaanko tilaisuuteen osallistamistyökaluja (esim. paperia, kyniä, valkotaulu, verkkotyökaluja tai muita sovelluksia)?
- Tarvitsetteko apua tapahtuman juontamisessa, fasilitoinnissa ja/tai striimauksessa? Tai tietynlaista tekniikkaa tapahtumaan? Mahdollisuus näiden tarjoamiseen selvitetään ja neuvotellaan aina tapahtumakohtaisesti.
- Päättäkää haluatteko kerätä palautetta tapahtumasta. Onko palautteen keräämiselle tarvetta ja miten se tehdään?
- Suunnitelkaa myös tapahtuman markkinointia.
- Huomioikaa, että kirjaston tiedotusta varten tarvitaan aina kuvaus tapahtumasta, painokelpoinen kuva (mieluiten vaakakuva) ja mahdollinen järjestön logo.
- Tiedottamisessa käytetään pääasiassa kirjaston kotisivuja sekä Facebookia, Kalevan tapahtumat -sivua, julisteita ja infonäyttökuvia.
- Jos tiedotuksesta vastaa muu kuin kirjasto, pitää Oulun kaupunginkirjasto olla esillä mainosmateriaaleissa tapahtuman yhteistyökumppanina. Oulun kaupunginkirjaston logot ovat ladattavissa verkkosivuilta.
Kirjaston kanssa keskustelu
- Sovitaan tilavarauksen yksityiskohdista ja erityistarpeista sekä työnjaosta:
- Minkälaisia kalusteita tilaan tarvitaan ja miten järjestettyinä?
- Minkälaista tekniikkaa tapahtumaan tarvitaan (esim. striimaus, äänentoisto, videotykki, tietokone). Tarvitsetteko apua tekniikan kanssa ennen tilaisuutta ja/tai tilaisuuden aikana?
- Tapahtuman turvallisuus ja pelisäännöt:
- Esim. saako tapahtumassa kuvata
- Turvallisemman tilan periaatteet
- Erityiset huolet turvallisuuteen liittyvät, jotka olisi hyvä huomioida jo tapahtumaa suunniteltaessa
- Musiikin käyttö:
- Huomioikaa, että musiikin käyttöön ja korvauksiin sovelletaan Teoston Tapahtumaluvan ehtoja ja hinnastoa silloin, kun tapahtuma järjestetään tai tuotetaan "joiltain osin yhteistyössä kunnan ulkopuolisen tahon kanssa" tai kun ”tapahtuman järjestämisestä tai tuotannosta vastaa kunnan perustama erillinen yhtiö”. Yksityishenkilön, yhdistyksen tai vastaavan kirjaston kanssa tai itse järjestämään tilaisuuteen tarvitaan siten tapahtumalupa tai tapahtumailmoitus.
Muistakaa vielä nämä
- Markkinoikaa tapahtumaa sopivissa kanavissa
- Sopikaa, ketkä ovat tapahtumassa paikalla organisaationne puolesta? Kuka on vastuussa mistäkin osa-alueesta tapahtuman aikana?
- Valmistelkaa palautteen kerääminen: Miten sitä kerätään? Kuka palautteen kerää? Miten palautetta hyödynnetään?
Nähdään kirjastolla!
Ohje sähköisten tiedotteiden toimittamisesta kirjastoihin
Näytön kuvasuhde 16:9, vaaka (esim. 1920x1080px).
Näytöt tukevat yleisimpiä kuva- ja videotiedostomuotoja.
Videotiedoston pituus tulee olla mielellään alle 20 sekuntia ja koko alle 500MB.
Lähetä tiedostosi tai linkki tiedostoon osoitteeseen tiedotus.kirjasto@ouka.fi, otsikoi selkeästi. (Huomaa muuttunut osoite.)
Esillä olevat tiedotteet valitaan mm. ajankohdan ja aiheen mukaan. Kulttuuriaiheiset tiedotteet ovat etusijalla.
Sähköisiä infonäyttöjä on seuraavissa kirjastoissa: Pekuri, Haukipudas, Jääli, Kaakkuri, Kaijonharju, Karjasilta, Kastelli, Kaukovainio, Kiiminki, Maikkula, Myllyoja, Oulunsalo, Rajakylä ja Ritaharju.
Kirjaston logo
Lataa valkoinen logo png-muodossa
Logoa ympäröivä suoja-alue on logon O-kirjaimen korkuinen ja levyinen.
