Kuka voi käyttää eVakaa?

Lapsen viralliset huoltajat voivat käyttää eVakaa ja luoda itselleen tunnukset järjestelmään.
 

Millä kielillä eVakaa voi käyttää?

EVakaa huoltajan näkymää voi käyttää suomeksi ja englanniksi.
 

Miten kirjaudun eVakaan?

eVakaa käytetään selaimella osoitteessa varhaiskasvatus.ouka.fi. Voit valita joko Kirjaudu sisään (käyttäjätunnus ja salasana) tai Tunnistaudu (pankkitunnukset tai mobiilivarmenne).

Käyttäjätunnuksella pääset lukemaan ja kirjoittamaan viestejä, ilmoittamaan läsnäoloaikoja ja poissaoloja. Vahvalla tunnistautumisella voit edellä mainittujen lisäksi tehdä hakemuksia, toimittaa tulotiedot, nähdä päätöksiä, katsoa lapsesi pedagogisia dokumentteja tai irtisanoa lapsesi esiopetus- tai varhaiskasvatuspaikan.
 

Mistä saan eVaka tunnukset?

Voit luoda eVaka tunnukset itse osoitteessa varhaiskasvatus.ouka.fi. Tarvitset tunnuksen luomiseen verkkopankkitunnukset tai mobiilivarmenteen. Tunnus on huoltajakohtainen, joten molempien huoltajien kannattaa luoda oma tunnus. Lisätietoa tunnusten luomisesta löydät ohjeesta Käyttäjätunnuksen luominen eVakaan.
 

Miksi salasana ei kelpaa?

Salasanassa tulee olla vähintään kahdeksan (8) merkkiä, sisältäen vähintään yhden ison kirjaimen, pienen kirjaimen ja numeron.
 

En saanut salasanan vahvistuslinkkiä sähköpostiini, mitä teen?

Varmista, että kirjoitit tunnuksen luomisen yhteydessä sähköpostiosoitteen oikein. Tarkista, löytyykö vahvistuslinkki roskapostikansiosta. Kokeile luoda tunnus uudelleen sisäänkirjautumissivun Luo uusi tunnus -kohdasta. Mikäli et siltikään saa vahvistuslinkkiä, laita sähköpostia osoitteeseen evaka(at)ouka.fi. Kuvaile ongelmasi tarkasti.
 

Unohdin salasanani? Mitä teen?

Voit luoda itsellesi uuden salasanan eVakan sisäänkirjautumissivun Unohditko salasanasi? -linkin kautta.
 

Salasanan vaihtaminen ei onnistu. En saa uutta salasanaa sähköpostiini. Mitä teen?

Varmista, että kirjoitit sähköpostiosoitteesi oikein. Tarkista, löytyykö uusi salasana  roskapostikansiosta. Mikäli et siltikään saa uutta salasanaa, lähetä sähköpostia osoitteeseen evaka(at)ouka.fi. Kuvaile ongelma ja jos järjestelmä antaa vikakoodin, liitä se sähköpostiin esimerkiksi kuvankaappausta hyödyntäen.
 

Käyttäjätunnuksella kirjautuminen ei onnistu, mitä teen?

Tarkista, että olet Oulun kaupungin eVakassa osoitteessa varhaiskasvatus.ouka.fi. Olethan myös luonut aiemmin käyttäjätunnuksen eVakaan? Jos et, voit tehdä sen Kirjaudu sisään - Luo uusi tunnus -kohdasta. Kokeile vaihtaa salasanasi sisäänkirjautumissivulla olevan Unohditko salasanasi? -linkin kautta. Jos mikään edellä mainituista ei auta, lähetä sähköpostia osoitteeseen sovellustuki.vaka(at)ouka.fi.

Otathan huomioon, että voit käyttää eVakaa aina myös vahvan tunnistautumisen (verkkopankkitunnukset tai mobiilivarmenne) kautta. Pääset lukemaan vahvan tunnistautumisen kautta samalla lailla päivittäiset viestit tai ilmoittamaan läsnäoloaikoja.
 

Miten saan päiväkodin viestit lapsen kanssa asuvalle aikuiselle, joka ei ole lapsen virallinen huoltaja?

Viestit lähtevät järjestelmästä vain lapsen virallisille huoltajille.
 

Missä voin vaihtaa puhelinnumeroni tai sähköpostiosoitteeni?

Voit päivittää yhteystietojasi (puhelinnumero ja sähköpostiosoite), kun olet tunnistautunut vahvasti eVakaan. Napsauttamalla oman nimen vieressä olevaa väkästä, saat auki käyttäjävalikon. Valitse sieltä Omat tiedot - Muokkaa. Muista tallentaa tekemäsi muutokset.
 

Onko eVakasta olemassa mobiililaitteeseen ladattava sovellus?

Ei ole. eVaka toimii kaikilla yleisimmillä selaimilla ja se mukautuu automaattisesti laitteen ruudun kokoon ja muotoon. Käyttöä helpottaa, kun luot oman tietokoneesi työpöydälle tai mobiililaitteesi aloitusnäytölle pikakuvakkeen.
 

Haluan hakea lapselleni siirtoa yksiköstä toiseen, mitä teen?

Täytä lapsellesi uusi hakemus eVakassa. Kun lapsella on jo paikka Oulun varhaiskasvatuksessa, tekee eVaka uudesta hakemuksesta automaattisesti siirtohakemuksen.
 

Lapseni on pois varhaiskasvatuksesta muutaman päivän. Missä ja miten ilmoitan poissaolosta?

Kunnallisen varhaiskasvatuksen asiakkaat ilmoittavat lapsen poissaolot eVakan kalenterissa. Kun merkitset poissaolot kalenteriin, lapsesi ryhmä näkee omassa eVakassaan merkinnät reaaliajassa. Yksityisen varhaiskasvatuksen asiakkaat ilmoittavat poissaolon päiväkodin/perhepäivähoitajan kanssa sovitulla tavalla.
 

Miten ilmoitan lapseni läsnäoloajat?

Kunnallisen varhaiskasvatuksen asiakkaat ilmoittavat lapsen läsnäoloajat eVakan kalenterissa. Voit ilmoittaa läsnäoloaikoja usealle viikolle ja useammalle lapselle yhdellä kertaa. Ota huomioon, että läsnäoloajat tulee ilmoittaa sunnuntaihin klo 23.59 mennessä ei seuraavan, vaan sitä seuraavan viikon osalta. Tämän jälkeen kyseinen viikko lukkiutuu, etkä voi tehdä siihen enää muutoksia. Mikäli lapsesi ilmoitetut läsnäoloajat muuttuvat päivien ollessa jo lukittuna, ota yhteys lapsesi ryhmään.

Ilmoita lapsesi läsnäoloajat ja poissaoloajat niin pitkälle tulevaisuuteen, kun tiedät ne kohtuudella varmaksi. Läsnäoloaikoja ja poissaoloja voi muokata niin kauan, kunnes ne lukittuvat (kts. edellinen kappale).

Yksityisen varhaiskasvatuksen asiakkaat ilmoittavat lapsen läsnäoloajat päiväkodin/perhepäivähoitajan kanssa sovitulla tavalla.
 

Miksi minun pitää ilmoittaa lapseni läsnäoloaikoja ja poissaoloja?

Lasten päivittäisiä läsnäoloaikoja ja poissaoloja käytetään mm. henkilökunnan työvuorosuunnittelun tukena. Näin voimme varmistaa, että henkilökuntaa on paikalla silloin, kun lapsia on varhaiskasvatuksessa. Edellä mainittuja tietoja hyödynnetään myös ruokatilauksia tehtäessä.
 

Näkevätkö lapsen molemmat huoltajat lapselle tehdyt läsnäoloajat, vaikka he asuisivat eri osoitteessa?

Molemmat huoltajat näkevät lapselle tehdyt läsnäoloajat.

Miltä osin eVaka koskee yksityisiä päiväkoteja?

Yksityisten päiväkotien ja perhepäivähoidon osalta huoltajat tekevät eVakan kautta hakemukset sekä ilmoittavat omat tulotietonsa. Myös lapsen varhaiskasvatussuunnitelmat täytetään jatkossa eVakassa.

Tuleeko eVakaan saapuvista viesteistä herätettä sähköpostiin?

Kyllä tulee, mikäli huoltaja on tallentanut oman sähköpostiosoitteensa eVakaan. Sähköpostiheräte tulee myös silloin, kun eVakaan tulee uusi päätös tai esim. lapselle on lisätty uusi pedagoginen dokumentti (valokuva, video tai varhaiskasvatussuunnitelma).
 

Näkeekö toinen huoltaja toisen huoltajat tiedot?

Ei näe. Huoltaja näkee eVakassa vain omat tietonsa.
 

Miten perheen tulot ilmoitetaan, jos toinen aikuisista ei ole lapsen virallinen huoltaja?

Lapsen huoltaja ilmoittaa tulotietonsa eVakassa ja puoliso toimittaa tulotiedot varhaiskasvatuksen asiakasmaksutiimiin.