Tapahtuman järjestäjän muistilista

• Miksi järjestän tapahtuman?
• Kenelle järjestän tapahtuman?
• Missä järjestän tapahtuman?
• Kuinka järjestän tapahtuman?
• Miten rahoitan tapahtuman?

• Määrittele tapahtuman idea, teema ja nimi. Mieti, millaisen mielikuvan haluat tapahtumasta välittää – se auttaa ohjaamaan myös sisällöllisiä ja visuaalisia valintoja.
• Rajaa tapahtuman kohderyhmä selkeästi: kenelle tapahtuma on suunnattu ja keitä haluat tavoittaa?
• Selvitä, onko alueella samanaikaisesti muita tapahtumia. Tarkista mahdolliset päällekkäisyydet Oulun tapahtumakalenterista.
• Jos haluat ulkoistaa tapahtuman järjestämisen, voit palkata tapahtumatuottajan. Tuottajia löytyy Alihankintapalvelut-sivultamme.

• Päätä tapahtuman päivämäärä ja kesto.
• Varmista, että paikka on sopivan kokoinen ja saavutettavissa.
• Huomioi esteettömyys.
• Sovi alku- ja loppukatselmuksesta vuokraajan tai luvan myöntäjän kanssa.
• Lisätietoa Tapahtumapaikat-sivultamme.

• Määritä budjetti ja sen rahoituslähteet.
• Tarkista mahdolliset rahoittajien ehdot.
• Varaudu budjetin ylitykseen ja yllättäviin kuluihin.
• Lue lisää vinkkejä Rahoitus-sivultamme.

• Laadi ohjelma ja varaa esiintyjät ajoissa.
• Huolehdi oheisohjelmasta ja juontajasta tarvittaessa.
• Etsi esiintyjiä ohjelmatoimistojen kautta, joita löydät Alihankintapalvelut -sivultamme. 

• Huolehdi tarvittavista luvista ja ilmoituksista ennen tapahtumaa.
• Varmista, että kaikki tarvittavat vakuutukset ovat kunnossa.
• Lue lisää Luvat ja ilmoitukset-sivultamme.

• Laadi aikataulu tapahtuman suunnittelulle ja toteutukselle.
• Varmista tärkeät päivämäärät, kuten varausten vahvistukset ja lupien määräajat. Lue lisää Luvat ja ilmoitukset-sivultamme.

• Mieti, mitä osaamista ja tekijöitä tapahtuma vaatii.
• Määrittele tarvittavat roolit, vastuut ja työpanokset (esim. johto, viestintä, koordinointi).
• Varmista, että työaika ja tehtävät ovat realistisesti mitoitettu.
• Muista huomioida myös vapaaehtoiset ja heidän perehdytyksensä.
• Selvitä, mitkä tehtävät voit ulkoistaa tai toteuttaa kumppaneiden avulla.
  • Etsi sopivia yhteistyökumppaneita tapahtuman eri osa-alueille.
  • Katso Alihankintapalvelut-sivultamme tuottajia, esiintyjiä ja muita tapahtuman ammattilaisia.

• Selvitä, miten tapahtumapaikalle pääsee.
• Varmista pysäköintimahdollisuudet ja maksut.
• Järjestä tarvittaessa liikenteenohjaus ja varaa heille liivit.
• Kuljetuspalveluja tarjoavia toimijoita löydät Alihankintapalvelut-sivultamme

• Suunnittele tarvittava tapahtumatekniikka.
• Valitse teeman mukainen somistus ja kalusteet (esim. pöydät, tuolit).
• Aikatauluta rakennus- ja purkutyöt.
• Tapahtumatekniikan ammattilaisia löydät Alihankintapalvelut-sivultamme.

• Laadi pelastus- ja turvallisuussuunnitelma, jos tarpeen.
• Määritä turvallisuuspäällikkö ja järjestyksenvalvojat.
• Järjestä ensiapupiste ja varmista riittävät poistumistiet.
• Lue lisää vinkkejä Turvallisuus-sivultamme.
• Muista, että tapahtuman turvallisuus on järjestäjän vastuulla.

• Määrittele, missä ja miten tavoitat kohderyhmäsi.
• Laadi tiedotteet ja aikatauluta niiden julkaisu.
• Hyödynnä eri medioita ennen tapahtumaa, sen aikana ja jälkeen.
• Luo visuaalinen ilme ja suunnittele painomateriaali.
• Suunnittele myös tapahtuman taltiointi (valokuvaus, videot). Kuvamateriaali tukee jälkiviestintää ja voi palvella seuraavan tapahtuman markkinointia.
  • Valokuvaus- ja videoalan ammattilaisia löydät Alihankintapalvelut -sivultamme.
• Voit lisätä tapahtumasi Oulun tapahtumakalenteriin.
• Lue lisää Viestintä ja markkinointi-sivultamme.

• Päätä, myydäänkö tapahtumaan lippuja ja missä.
• Varmista maksutavat (käteinen, kortti).
• Suunnittele mahdolliset VIP-liput ja kutsut.
• Alihankintapalvelut-sivultamme löydät eri toimijoita, joille lipunmyynnin voi ulkoistaa.

• Määrittele tarvittava henkilökunta ja heidän roolinsa.
• Tee henkilöstö helposti tunnistettavaksi (esim. nimikyltit, vaatteet).
• Huolehdi palkkioista, ruokailuista ja tauoista.
• Tapahtumahenkilöstöä tarjoavia toimijoita löydät Alihankintapalvelut -sivultamme.

Huolehdi tapahtuman sujuvuudesta käytännön asioissa:

• Järjestä ruokailu- ja juomatarjoilu itse tai ulkoista se.
  • Löydät catering- ja pitopalveluita Alihankintapalvelut-sivultamme.
• Varmista jätehuollon ja siivousten toteutus sekä tarvittavien käsienpesupisteiden, vessojen ja roskisten määrä suhteessa odotettuun kävijämäärään.
  • Jätehuoltoyrityksiä löydät mm. Oulun kaupungin yhdyskunta- ja ympäristöpalveluiden sivuilta.
• Sovi siivouksen vastuut ja aikataulu etukäteen tapahtuman päättymistä varten.

• Hoida tapahtuman asianmukainen purku
  • Hoida siivous ja jätehuolto

• Jälkimarkkinointi
  • Jaa materiaalia tapahtuman jälkeen esimerkiksi sosiaalisessa mediassa.
• Taltioi kuvat ja materiaalit seuraavan toteutuksen markkinointia varten.

• Kerää osallistujilta palautetta esimerkiksi kyselylomakkeella.
• Analysoi palaute ja hyödynnä se seuraavassa tapahtumassa.
• Verkosta löydät useita erilaisia pohjia esimerkiksi kävijäkyselyn laatimiseen, joka on tehokas tapa saada palautetta tapahtumastasi.