Lupaliitteiden nimeämisohje

Lupaan liitettävien tiedostojen nimeäminen luvan haun yhteydessä on tärkeää tehdä juuri annetun ohjeen mukaisestisillä tiedoston nimi vaikuttaa merkittävästi suunnitelmien etenemiseen asiointipalvelussa ja arkistoinnissa ja siten luvan käsittelyaikaan. Alapuolen valikosta saat lisätietoa siitä miksi, nimeäminen on tarkkaa ja kuinka nimeät tiedostot oikein.

Nimeäminen täytyy tehdä tiedoston nimeen ennen sen lataamista asiointipalveluun, ei koskaan järjestelmän Kuvaus-kenttään. 

Perusteet

Nimeäminen tämän ohjeen mukaan tulee tehdä tiedostoille ennen niiden lataamista, EI koskaan asiointijärjestelmän Kuvaus-kenttään!

Tiedoston nimi koostuu etuliitteestä ARK/LIITE/RAK/LVI sekä sen jälkeen sisällön mahdollisimman selvästi kuvaavasta sanasta/sanoista, joiden jälkeen voitte vapaasti kirjata tarkenteet, joilla suunnitelmat erottaa toisistaan (esim. eri kerrosten pohjakuvat jne.)

Sanojen välissä suositellaan välilyöntiä.

Katso tarkemmat esimerkit nimeämisestä alapuolelta. 

Älä koskaan nimeä liitettä siten, että se sisältää henkilöiden nimiä tai henkilötietoja (kts. alapuolelta kohta Miksi nimeäminen on tärkeää).

Pääpiirustukset ARK

Nimi muodostuu seuraavista osista: ARK Suunnitelman sisältö Tarkenteet

esim. 
ARK Pohjapiirustus Talo A 1 krs
ARK Asemapiirustus
ARK LVI-asemapiirustus
ARK Julkisivut

Pääpiirustuksia ja siten pysyvästi arkistoitavia lupahakemuksen asiakirjoja ovat seuraavat

  • Asemapiirustus
  • LVI-asemapiirustus
  • Pohjapiirustukset
  • Julkisivut
  • Leikkaus

Liitteet LIITE

Liitteitä ovat esimerkiksi naapuriluettelo, naapurikuuleminen, selvitys rakennuspaikan hallinnasta ym. lomakkeet

Liitteiden etuliite on LIITE

LIITE Asiakirjan sisältö Tarkenteet (tarkenteita ei välttämättä tarvitse)

esim. 
LIITE Naapurikuulemiset

Erityissuunnitelmat RAK tai LVI

Erityissuunnitelmia ovat mm. LVI- ja talotekniset suunnitelmat sekä rakennesuunnitelmat, joille molemmille on omat etuliitteet.

 

Rakennesuunnitelmien etuliite on RAK

RAK Suunnitelman sisältö Tarkenteet (tarkenteita ei välttämättä tarvita)

esim. 
RAK Rakennedetaljit Talo A
RAK Perustussuunnitelma Talo A
RAK Perustusdetaljit
 

LVI- ja taloteknisten suunnitelmien etuliite on LVI

LVI Suunnitelman sisältö Tarkenteet

Esim. 
LVI Ilmanvaihto asuinrakennus
LVI Lämmitys autotalli

Miksi tiedostojen nimeäminen on tärkeää

Tiedostojen nimeäminen luvan haun yhteydessä on tärkeää tehdä juuri annetun ohjeen mukaisesti, sillä tiedoston nimi vaikuttaa merkittävästi suunnitelmien etenemiseen asiointipalvelussa ja arkistoinnissa ja siten luvan käsittelyaikaan.

Rakennusvalvonnan siirryttyä sähköiseen arkistointiin, ei asiakkaan tarvitse toimittaa leimattavaksi paperisia suunnitelmia. Verkon asiointipalvelun kautta tulevat lupa-asiakirjat leimataan automaattisesti ja viedään tietojenkäsittelyrobotin avulla arkistoon. Nimeämisen merkitys korostuu tässä mm. seuraavista syistä.

  • Tiedoston tulee olla oikein nimetty, asianmukaisella etuliitteellä jotta se voidaan viedä oikein sähköiseen arkistoon ja löytää sieltä tulevaisuudessa.
  • Tietojenkäsittelyrobotti ei kykene havaitsemaan virheitä tiedostojen nimeämisessä - se on ohjeilmoitu poimimaan kolmen ensimmäisen kirjaimen perusteella esimerkiksi ARK -alkuiset suunnitelmatiedostot, leimaamaan ne ja siirtämään arkistoon.  Jos tiedoston nimestä puuttuu oikea alkuosa, jää se leimaamatta ja siten myös teille asiakkaana ei koskaan saavu leimattuja lupakuvia eivätkä kuvat tallennu pysyväisarkistoon.
  • Tiedosto siirtyy tulevaisuudessa samalla nimellä myös sähköiseen dokumenttipalveluun, josta asiakas voi tarvittaessa hankkia sen itselleen. Nimeäminen on tämänkin vuoksi tärkeää sillä asiakirjoja hakiessa ja hankkiessa ei esim. tiedoston mimi ARK suunnitelma Matti Meikalainen.pdf kerro liitteen sisällöstä, vaan kertoo virheellisesti henkilön nimen.
  • Yhtä tärkeitä ovat myös muut alkuliitteet kuten erityissuunnitelmien RAK ja LVI jotta ne tulevat arkistoitua oikein. 
  • Myös ARK-RAK-LVI-LIITE –alun jälkeen tulevaan seuraavaan sanaan kannattaa kiinnittää huomiota, jotta lupavalmistelija, te itse ja tulevat piirustusten arkistosta hakijat löytävät etsimänsä kohtuudella. Toisen sanan kannattaa siis kuvata mahd. hyvin mitä kuva sisältää. Esim. ARK Asemapiirustus, ARK LVI-asemapiirustus, ARK Pohjapiirustus 1 krs jne. Tämän jälkeen tulevat nimen osat eivät ole enää merkityksellisiä, joten ne voitte valita teille parhaalla tavalla mutta henkilön nimiä ei tule käyttää. 
  • Valitettavasti rakennusvalvonnalla ei ole resursseja käydä läpi viikoittain saapuvia ja luvitettavia tuhansia tiedostoja ja nimetä niitä asianmukaisesti. Useimmiten nimen muuttaminen meillä edellyttäisi sen tekemistä useaan järjestelmään erittäin monivaiheisesti ja tämän vuoksi meidän on välttämätöntä edellyttää asiakkaalta oikeanlaista nimeämistä.
  • Järjestelmiä kehitetään koko ajan ja mm. automaattista etuliitteen lisäämistä tai automaattista nimeämistä toivotaan järjestelmäkehittäjältä.

Nimeäminen alla olevan ohjeen mukaan tulee tehdä tiedostoille ennen niiden lataamista, EI koskaan asiointijärjestelmän Kuvaus-kenttään!